Опыт внедрения комплексных информационных систем 1С: 20 лет автоматизируем регламентированный, управленческий учет и бюджетирование
Опыт внедрения комплексных информационных систем 1С: 20 лет автоматизируем регламентированный, управленческий учет и бюджетирование
Добавил(а) Казанцев К. А., Кунщиков В.Г.
ООО Аудиторская фирма "Экономикс бюро" (в дальнейшем – «Экономикс бюро») работает на рынке аудиторских и консалтинговых услуг уже более 20 лет. За это время накоплен богатый опыт автоматизации бюджетирования, регламентированного и управленческого учета на предприятиях машиностроения, черной и цветной металлургии, горной промышленности, внешнеэкономической деятельности, торговли, на фондовом рынке, в газораспределительных организациях, в строительстве и в прочих отраслях.
Фирма уже в течение 20 лет является участником партнерской сети 1С, имеет статус «1С-Франчайзи, Кандидат в 1С:Центры компетенции по ERP-решениям». За это время консультантами «Экономикс бюро» более чем на сотне больших и малых предприятиях различных форм собственности внедрено значительное количество разнообразных информационных систем, построенных на платформе 1С.
В зависимости от конкретных задач, стоявших перед каждым предприятием, а также, исходя из организационных и финансовых возможностей заказчиков, создавались системы различной направленности, состава и степени автоматизации учетных и управленческих функций. Около половины всех заказчиков ограничивались автоматизацией регламентированного учета, расчета с персоналом по оплате труда или, в крайнем случае, складских и торговых операций. Однако, даже при внедрении на небольших предприятиях локальных подсистем учета, реализованных на базе одной – двух конфигураций 1С (например, бухгалтерская программа и расчет заработной платы персонала) почти всегда прослеживалось желание руководства обладать стройной комплексной информационной системой (КИС), охватывающей автоматизацию максимально большого числа учетных и управленческих функций.
Как показывает наш опыт консалтинговой деятельности, имеют место два противоположных подхода к созданию КИС на предприятии. Первый способ заключается в разработке и внедрении автономных по сути систем для автоматизации отдельных видов учета и решения управленческих задач. Каждая такая система строится на базе своей конфигурации 1С (1С:Бухгалтерия, 1С:Торговля и склад, 1С:Зарплата и кадры и т.п.). Параллельно или в последующем эти системы объединяются в общую информационную систему - становятся подсистемами (блоками) КИС посредством создания коммуникаций между ними через настройку функций обмена данными. До начала активного распространения конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8» (1С: УПП) консультантами «Экономикс бюро» преимущественно использовался именно такой подход к созданию КИС или ее составных частей. Исключение составили, пожалуй, некоторые предприятия, где была внедрена «1С:Комплексная конфигурация 7.7».
Второй подход к созданию КИС – использование сложных одноплатформенных программ, в которых разработчик заранее предусматривает возможность автоматизации всех или почти всех функций учета и управления. Специалисты «Экономикс бюро» внедряют 1С: УПП и применяют этот способ с 2006 года. Для нескольких малых предприятий второй способ был использован с применением конфигурации 1С:Комплексная автоматизация.
Рисунок 1 Организация информационных баз в КИС ОАО "Свердловскоблгаз".
В качестве примера создания КИС по первому способу можно привести внедренную в 2004 году информационную систему в газораспределительной организации ОАО «Свердловскоблгаз» (www.svoblgaz.ru) [1,2,3,4], показанную на рис. 1. Следует сказать, что здесь и далее по тексту использованы названия предприятий, актуальные на период договорных отношений между ними и «Экономикс бюро» (за рассматриваемое двадцатилетие многие фирмы изменили названия или могли быть вовсе реорганизованы и прекратили самостоятельное существование). Для автоматизации регламентированного бухгалтерского и налогового учета была применена «1С:Бухгалтерия 7.7.». Кадровый учет и расчет заработной платы реализованы с помощью «1С:Зарплата и кадры 7.7». Учет объемов реализации газа производился с помощью подсистемы, разработанной совместно со специалистами компании. Для автоматизации бюджетирования была выбрана программа «Инталев: Корпоративные финансы 2004».
Рисунок 2 Организация информационных баз в КИС ОАО "УралНИТИ".
Еще пример такого подхода – внедрение бюджетирования позаказного производства в машиностроении на предприятии ОАО "УралНИТИ" (www.uralniti.ru) [5]. Производственная деятельность предприятия связана с разработкой и изготовлением оборудования и запчастей для цехов ремонта и восстановления насосно-компрессорных труб для нефтедобывающей промышленности и угледобывающих предприятий. До внедрения бюджетирования для планирования деятельности на предприятии применялись электронные таблицы MS Excel и специально разработанные на FoxPro отделом АСУ бухгалтерские АРМы.
В качестве системы автоматизации бюджетирования была выбрана программа на базе платформы 1С фирмы «Инталев» - «Корпоративные финансы 2004». Настройка автоматизированной системы бюджетирования, помимо собственно настройки форм бюджетов, используемой аналитики и средств ввода, включала в себя настройку программы обмена данными с бухгалтерскими АРМами и «Программой по учету заказов».
Очевидны как преимущества, так и недостатки первого способа построения КИС. Пожалуй, самое важное преимущество состоит в том, что финансовые затраты заказчика производятся постепенно по мере внедрения отдельных подсистем. При этом руководство имеет возможность оценить результаты эксплуатации уже внедренных блоков КИС и более осознано принимать решение о дальнейшем развитии информационной системы. Также имеется возможность постепенной адаптации сотрудников предприятия к работе в условиях автоматизированного учета (управления).
Недостатки такого способа удобно показать, сравнивая оба подхода, на примере КИС, внедренной на ОАО «Свердловскоблгаз». Опыт эксплуатации показанной на рис. 1 автоматизированной системы выявил наряду с неоспоримыми преимуществами автоматизированного учета и бюджетирования и очевидные недостатки объединения в общий контур изолированных программных блоков, когда обмен информацией между ними строго регламентирован по объему, содержанию и периодам [6]. Так, например, фактические данные финансово-хозяйственной деятельности имело смысл выгружать в программу бюджетирования только после того, как бухгалтерия предприятия окончательно завершит все операции по прошедшему месяцу в бухгалтерской программе (как правило, не раньше середины следующего месяца). При этом было затруднено проведение предварительного план-фактного анализа, поскольку процедура обмена информацией между блоками достаточно трудоемка для ежедневного ее проведения. С 2008г. с переходом на квартальную отчетность по НДС появилась тенденция к снижению оперативности получения окончательной фактической информации, и, соответственно, оперативности план-фактного анализа.
Автономная работа каждой из подсистем при периодическом обмене информацией часто приводила к череде несоответствий, когда данные с одними и теми же аналитическими признаками в разных блоках отличались друг от друга по причине автономных корректировок в какой-либо одной программе. Работоспособность такой КИС напрямую зависит от согласованности действий служб, эксплуатирующих разные подсистемы.
За время эксплуатации автоматизированной системы у специалистов предприятия появилось естественное желание расширить функционал автоматизированного учета, например, включить в контур системы функции управления взаиморасчетами с контрагентами, управления запасами, денежными средствами, закупками материалов и услуг и т.д. Дальнейшая автоматизация в рамках использованной прежде идеологии более не представлялась единственно верным решением. Все сказанное обусловило перевод КИС в 2008 году на автоматизацию по второму способу с использованием программного комплекса 1С: УПП [6].
Ввиду специфичности деятельности, система бюджетирования для газораспределительных организаций отличается от применяемых, например, в промышленности. Эти различия касаются в первую очередь бюджетной структуры и финансовых показателей: видов бюджетов, последовательности формирования бюджетов, показателей, характеризующих эффективность деятельности предприятия и т.п. [7]. Информационная система на базе 1С: УПП была создана специалистами «Экономикс бюро» еще на одной газораспределительной организации - государственном унитарном предприятии Свердловской области (ГУП СО) «Газовые сети» (www.газсети.рф) [8]. С момента создания ГУП СО «Газовые сети» бухгалтерский учет на нем производился с использованием программного продукта «1С:Предприятие 7.7», применяемая конфигурация являлась нетиповой, многие хозяйственные операции не были автоматизированы и заносились ручными бухгалтерскими проводками, вся бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность заполнялась вручную. Планирование базировалась на электронных таблицах MS Excel и, в силу ограниченных возможностей электронных таблиц, осуществлялось с минимальной аналитикой. Это приводило к несовместимости плановых и фактических показателей по аналитическим признакам и к естественным затруднениям при организации план-фактного анализа. Все бюджеты, отчетные формы, таблицы к расчетам тарифов заполнялись вручную, часто сотрудники отбирали необходимую информацию из бумажных документов.
В начале 2008 г. было принято решение о реорганизации системы учета и переходе на 1С: УПП. Определяющим фактором в пользу этой конфигурации 1С стало наличие подсистем планирования и бюджетирования в типовом решении. Также немаловажную роль сыграли: комплексность системы - обеспечивала возможность автоматизировать почти все бизнес-процессы экономической деятельности предприятия; модульный характер системы - позволяла последовательно внедрять отдельные модули, практически в каждом модуле имелась система план-фактного анализа.
Еще одним примером построения КИС по второму способу является внедренная при участии консультантов «Экономикс бюро» информационная система для одного из крупнейших в России производителей огнеупоров – ООО «Никомогнеупор» [9]. Огнеупоры, выпускаемые предприятием, применяются для футеровки большого числа разнообразных агрегатов, работающих при высокой температуре, в металлургии, машиностроении и других отраслях промышленности. Партнерами ООО "Никомогнеупор" являлись такие гиганты отечественной металлургии, как НТМК, Уралвагонзавод, ЗСМК, Новокузнецкий металлургический комбинат, сотни других предприятий России и ближнего зарубежья.
Создаваемая система автоматизации позволяла решить ряд важнейших для самостоятельного производителя задач – наладить точный учет выпуска продукции, улучшить процессы управления продажами, закупками, реализовать эффективную схему мотивации труда. В перспективе предприятие было намерено внедрить подсистемы управления производством, финансами, отношениями с поставщиками и покупателями, бухгалтерского и налогового учета и полностью отказаться от использования предыдущей информационной системы. Стоит подробнее остановиться на особенностях конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8». До выхода на рынок конфигурации «1С: ERP Управление предприятием» (1С:ERP) именно этот программный продукт при построении КИС наиболее полно соответствовал потребностям и возможностям подавляющего большинства малых и средних предприятий различной отраслевой направленности.
Удачное сочетание:
- регламентированного учета (бухгалтерского, налогового) с управленческим (учет продаж, затрат, себестоимость, взаиморасчеты);
- расчета заработной платы с подсистемой управления персоналом;
- планирования с бюджетированием;
- учета данных на планах счетов (бухгалтерском, налоговом, бюджетирования) с данными на управленческих регистрах позволяет учесть специфику каждого пользователя и подобрать для него необходимый комплекс программных блоков.
Несмотря на то, что фирма 1С прекратила поставку и развитие функционала данной конфигурации, многие предприятия, уже имеющие 1С: УПП в своем распоряжении, продолжают активно интересоваться возможностью расширения собственных информационных систем с помощью ранее не задействованных блоков. Частая ошибка владельцев данной программы состоит в том, что предприятия переоценивают возможности собственных IT – служб и пытаются самостоятельно, без привлечения профессиональных консалтинговых фирм внедрить те или иные подсистемы.
В 2018 году в «Экономикс бюро» обратилось руководство ООО «Завод трансформаторов и магнитопроводов» (ООО ЗТМ) (www.zmt-ek.ru) с просьбой обследовать действующую 1С: УПП и расширить автоматизированный учет на предприятии.
ООО ЗТМ уже более 20 лет является одним из ведущих производителей сердечников из электротехнической стали на территории РФ. Вторым направлением деятельности предприятия является производство трансформаторов. Производственные мощности позволяют изготавливать трансформаторы тока встроенного типа, трансформаторы тока с литой изоляцией, тороидальные трансформаторы, измерительные блоки к трансформаторам напряжения 110/220 кВ, нестандартное оборудование. Предприятие с 2013 г. ведет учет в программе 1С: УПП.
При построении КИС для заказчиков, уже эксплуатирующих 1С: УПП, крайне важно понять с какой полнотой и корректностью настроек используется программа. Чтобы это продемонстрировать, подробнее остановимся на рассматриваемом примере.
Как показало обследование, далеко не все возможности программного комплекса были задействованы в учете. У специалистов завода за время успешной эксплуатации настроенных прежде блоков появились дополнительные требования к ним. Консультантам «Экономикс бюро» в первую очередь потребовалось провести реорганизацию нормативно-справочной информации (НСИ). Основное замечание по организации НСИ относилось к ведению справочника Номенклатура, в котором было обнаружено значительное количество дублирующих друг друга элементов. Такое происходит обычно, если нет ответственного за НСИ подразделения, а действия пользователей из разных служб не согласованы между собой.
Выяснилось также, что совершенно не применяется механизм Технологических карт производства, с помощью которого должны отражаться нормативы по трудозатратам на выполнение производственных операций, а активно задействованный справочник Спецификации не настроен на учет производства аналогичной номенклатуры при замене материалов и комплектующих. При постоянном использовании системы заказов имело место несвоевременное закрытие заказов покупателя, а заказы на производство закрывались принудительно документом «Закрытие заказов на производство», вместо того, чтобы использовать логичное автоматическое закрытие при оформлении и проведении документов выпуска и документов «Требование накладная». Мало, а часто и некорректно применялись механизмы резервирования и средства размещения товаров.
Одной из серьезных проблем учета явился близкий к «котловому» учет прямых затрат на производство. Так, например, основной материал для производства магнитопроводов - стальная полоса с определенной толщиной и шириной. Разные размеры применяются для разной номенклатуры выпуска. Однако в имевшемся учете совсем не было размеров этого материала, а вся обезличенная полоса измерялась в килограммах. Справедливости ради отметим, что на предприятии делались попытки учета основных материалов с учетом характеристик по толщине и ширине, а также были реализованы тестовые изменения по учету готовой продукции и материалов по серийным номерам, расширяющие типовой функционал системы.
Пожалуй, меньше всего замечаний у консультантов «Экономикс бюро» возникло по настройке и ведению бухгалтерской и налоговой подсистем, поскольку заказчика на тот момент вполне устраивало состояние дел с регламентированным учетом. Были сделаны небольшие замечания по корректности закрытия регистров НДС, по отсутствию автоматического ведения операций по ПБУ 18/02, кроме того, расчеты по налогу на прибыль не соответствовали методологии 1С. Основное, на что было обращено внимание заказчика, заключалось в применении весьма слабой детализации аналитики в справочниках затрат и статей движения денежных средств. Если для нужд бухгалтерии эти справочники и годились, то для использования в управленческом учете необходимо было выполнить их существенное расширение. Следует сказать, что предприятием эксплуатируется также и подсистема расчета заработной платы, однако она, как и весь блок по управлению персоналом, не были включены заказчиком в состав обследуемых подсистем.
Проведенное обследование показало направления, в которых должны идти работы по корректировке и дополнению имеющегося на предприятии учета. В результате совместной деятельности специалистов ООО ЗТМ и «Экономикс бюро» в настройки действующей 1С: УПП были внесены необходимые изменения, позволяющие перейти в дальнейшем к построению КИС с бюджетным управлением. Как известно, под бюджетным управлением (бюджетированием) понимается современная технология финансового планирования, позволяющая осуществлять контроль и анализ деятельности предприятия через систему утверждаемых бюджетов [10]. Основным инструментом здесь является бюджет. Бюджетная структура обычно включает в себя три основных бюджета:
- бюджет доходов и расходов (БДР)- обеспечивает управление прибыльностью/ рентабельностью предприятия;
- бюджет движения денежных средств (БДДС)- способствует управлению ликвидностью предприятия;
- бюджет по балансовому листу (ББЛ)- предназначен для управления активами предприятия,
а также различные функциональные и операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет прямых расходов, бюджет накладных расходов и т.п.) [11].
Наш опыт внедрения КИС на различных предприятиях показал, что ББЛ часто исключается из бюджетной структуры, а для анализа активов и пассивов предприятиям достаточно использовать бухгалтерский баланс. Для того чтобы включить в контур управления 1С: УПП подсистему бюджетирования ООО ЗТМ, специалистами «Экономикс бюро» были выполнены процедуры, позволяющие формировать БДР и БДДС.
Общая схема и последовательность получения этих бюджетов в программе может быть представлена следующим образом:
- формирование статей оборотов по бюджетам – настройка основных показателей («кирпичиков») подсистемы бюджетирования;
- настройка справочника «Источники данных бюджетирования» для определения правил получения данных из различных разделов учета (для ООО ЗТМ – в основном, из бухучета);
- создание справочника «Бюджеты»;
- настройка загрузки фактических данных (документ «Учет фактических данных по бюджетам»);
- настройка процедур формирования плановых бюджетов предприятия;
- настройка отчетов: «Отчет по бюджету» и «Сравнительный анализ оборотов по бюджету».
Авторы настоящей статьи не ставят перед собой задачу изложить всю последовательность действий специалистов при подключении подсистемы бюджетирования, так как для подробного знакомства с технологией настройки и внедрения достаточно обратиться к руководству по эксплуатации 1С: УПП. Для лучшего понимания изложенного здесь имеет смысл остановиться подробнее лишь на механизме связи подсистемы с остальными разделами учета – справочнике «Источники данных бюджетирования».
Каждый элемент справочника фактически содержит шаблон запроса к базе данных. В качестве источника данных могут выступать разделы управленческого учета (регистры накопления), справочная информация (регистры сведений) либо остатки и обороты по планам счетов. Так для получения данных по фактической (не плановой) выручке от реализации можно использовать регистр накопления «Продажи». Источником получения плановой выручки может служить регистр «План продаж». А, например, для получения факта внереализационных доходов, может быть использован регистр бухгалтерии с настроенным отбором по счетам учета и статьям прочих доходов. Также есть возможность использовать предопределенные пользователем отборы: эти отборы данных из любого раздела учета формируются по правилам специального языка программиста 1С и текст запроса по ним помещается в соответствующий раздел формы справочника. Настроенный в системе БДР сформирован по следующим источникам:
Таблица 1. Источники данных бюджетирования для фактического БДР.
| Показатель | Источник данных | Отбор по аналитике |
| Выручка от реализации | Регистр накопления Продажи | Отбор по номенклатурной группе |
| НДС | Регистр накопления Продажи | |
| Внереализационные доходы | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету К91.01 и статьям прочих доходов и расходов |
| Себестоимость реализации | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету Д90.02 и К20 (41,43) |
| Внереализационные расходы | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету Д91.02 и статьям прочих доходов и расходов |
| Коммерческие расходы | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету Д44.02 и статьям затрат |
| Общехозяйственные расходы | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету Д26 и статьям затрат |
| Налог на прибыль | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету Д99 и К68.04 |
| Общепроизводственные расходы | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету Д25 и статьям затрат |
| Производственные расходы | Регистр бухгалтерии | Отбор по счету Д20 и статьям затрат |
С целью извлечения фактических данных для ББДС был использован такой произвольный запрос:
ВЫБРАТЬ
ВложенныйЗапрос.Контрагент,
ВложенныйЗапрос.ДокументДвижения.Подразделение,
ВложенныйЗапрос.Период КАК Период,
СУММА(ВложенныйЗапрос.СуммаОборот) КАК СуммаОборот,
СУММА(ВложенныйЗапрос.СуммаУпрОборот) КАК СуммаУпрОборот
ИЗ
(ВЫБРАТЬ
ДвиженияДенежныхСредствОбороты.ПриходРасход КАК ПриходРасход,
ДвиженияДенежныхСредствОбороты.СтатьяДвиженияДенежныхСредств КАК СтатьяДвиженияДенежныхСредств,
ДвиженияДенежныхСредствОбороты.Контрагент КАК Контрагент,
ДвиженияДенежныхСредствОбороты.ДокументДвижения КАК ДокументДвижения,
ДвиженияДенежныхСредствОбороты.Период КАК Период,
ВЫБОР
КОГДА ДвиженияДенежныхСредствОбороты.ПриходРасход = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыДвиженийПриходРасход.Расход)
ТОГДА ДвиженияДенежныхСредствОбороты.СуммаОборот*-1
ИНАЧЕ ДвиженияДенежныхСредствОбороты.СуммаОборот
КОНЕЦ КАК СуммаОборот,
ВЫБОР
КОГДА ДвиженияДенежныхСредствОбороты.ПриходРасход = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыДвиженийПриходРасход.Расход)
ТОГДА ДвиженияДенежныхСредствОбороты.СуммаУпрОборот*-1
ИНАЧЕ ДвиженияДенежныхСредствОбороты.СуммаУпрОборот
КОНЕЦ КАК СуммаУпрОборот
ИЗ
РегистрНакопления.ДвиженияДенежныхСредств.Обороты(&НачалоПериода, &КонецПериода, День, ) КАК ДвиженияДенежныхСредствОбороты) КАК ВложенныйЗапрос
ГДЕ
ВложенныйЗапрос.СтатьяДвиженияДенежныхСредств = &Статья
СГРУППИРОВАТЬ ПО
ВложенныйЗапрос.Контрагент,
ВложенныйЗапрос.ДокументДвижения.Подразделение,
ВложенныйЗапрос.Период
Еще одним примером заказчика, обратившегося для доработки и развития уже имеющегося на базе 1С: УПП учета, является ООО «Эвертон» (http://averton-drinks.ru/). Основными видами деятельности предприятия являются производство сухарей, печенья и прочих сухарных хлебобулочных изделий, мучных кондитерских изделий, тортов, пирожных, пирогов и бисквитов длительного хранения, прочих пищевых продуктов, а также переработка и консервирование фруктов и орехов.
Как показало обследование организации учета на предприятии, программа 1С: УПП была не лучшим образом настроена под особенности производства. Несколько лет не обновлялся релиз программы.
Проблемы с ведением нормативно-справочной информации, присущие упомянутому выше ООО «ЗТМ», имели место и в ООО «Эвертон». Точно также не применялся механизм Технологических карт производства, справочник Спецификации не был настроен на учет производства аналогичной номенклатуры при замене материалов и комплектующих, заказы покупателя своевременно не закрывались, механизмы резервирования и размещения товаров слабо использовались.
Кроме того, существенные замечания были сделаны консультантами «Экономикс бюро» по организации автоматизированного бухгалтерского и налогового учета, по ведению блока расчета заработной платы, раздела по учету основных средств, по отражению взаиморасчетов с контрагентами и т.д.
Одной из текущих проблем учета было отсутствие возможности расчета себестоимости продукции. Собранные затраты в конце периода некорректно относились на себестоимость выпущенной продукции, поэтому невозможно было сформировать приемлемую калькуляцию готовых изделий, оценить рентабельность продаж и деятельности компании. Ситуация усложнялась тем, что предприятию требовалось обособленное ведение управленческого и бухгалтерского учета затрат.
Для приведения в рабочее состояние учета потребовалось выполнить достаточно серьезные мероприятия, начиная с обновления релиза конфигурации 1С: УПП с последующей «обрезкой» и «чисткой» базы данных. В качестве новых, ранее не используемых предприятием блоков были настроены подсистемы управленческого учета, позволяющие в дальнейшем получить полноценную КИС. В табл. 2. приведен список основных отчетов по разделам учета, а на рис. 3 – схема формирования себестоимости продукции с отражением основных производственных операций.
В настоящее время продолжается сотрудничество «Экономикс бюро» и ООО «Эвертон» по дальнейшему развитию КИС. Предприятие намерено в ближайшем будущем приступить к организации работ по внедрению бюджетирования.
Таблица 2. Основные отчеты в 1С: УПП ООО «Эвертон».
| № | Наименование отчета | Раздел учета | Краткое описание |
| 1 | Затраты | ||
| 1.1 | Ведомость по производственным затратам | Затраты | Отчет по прямым затратам, остатки в отчете - это НЗП на конец периода |
| 1.2 | Ведомость по затратам | Затраты | Отчет по накладным расходам (ОПР, ОХЗ, Комм. и Прочие). Остатков на конец месяца быть не должно. |
| 1.3 | Анализ распределения затрат | Затраты | |
| 1.4 | Анализ распределения производственных затрат | Затраты | Позволяет выявить отклонения по затратам, фактически списанным в производство, и распределенным на выпуск (в отчетах производства (по спецификациям)) |
| 1.5 | Затраты на выпуск | Затраты | Затраты, которые легли в основу выпущенной продукции |
| 2 | Выпуск продукции | ||
| 2.1 | План-фактный анализ себестоимости | Выпуск | Себестоимость выпущенной продукции по статьям и затратам. Возможно в сравнении с плановыми данными |
| 2.2 | Выпуск продукции | Выпуск | Количественная и стоимостная оценка выпущенной продукции |
| 2.3 | Материалы в производстве | Выпуск | Оперативная оценка НЗП по материальным затратам |
| 3 | Учет ТМЦ | ||
| 3.1 | Товары на складах | ТМЦ | Остатки и движения товаров на складах. Только в количественном выражении |
| 3.2 | Ведомость по партиям товаров на складах | ТМЦ | Остатки и движения товаров на складах. В количественном и суммовом выражении |
| 4 | Денежные средства | ||
| 4.1 | Ведомость по денежным средствам | Денежные средства | Остатки и движения денежных средств. Сводно, без детализации по статьям |
| 4.2 | Анализ движения денежных средств | Денежные средства | Движение денежных средств по статьям. Но без остатков. |
| 5 | Взаиморасчеты с контрагентами | ||
| 5.1 | Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами | Взаимо-расчеты | Контроль фактических расчетов с контрагентами. Если в договоре установлено ведение по документам расчетов, то детализация по расчетным документам |
| 5.2 | Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами | Взаимо-расчеты | Контроль расчетов с подотчетными лицами. |
| 5.3 | Продажи | Взаимо-расчеты | Продажи по номенклатуре в количественном и суммовом выражении по клиентам |
| 5.4 | Валовая прибыль | Взаимо-расчеты | Эффективность и рентабельность продаж |
| 5.5 | Закупки | Взаимо-расчеты | Закупки по номенклатуре в количественном и суммовом выражении по поставщикам |
| 6 | Основные средства | ||
| 6.1 | Ведомость амортизации ОС | ОС | Стоимость, амортизация и остаточная стоимость основных фондов |
| 7 | Малоценные объекты | ||
| 7.1 | Ведомость по материалам в эксплуатации | Спец-оснастка | Фактическое наличие малоценных объектов в количественном выражении |
| 7.2 | Ведомость по учету стоимости материалов в эксплуатации | Спец-оснастка | Стоимость, амортизация и остаточная стоимость малоценных объектов |
Скорее всего, в ближайшие 2-3 года будут поступать еще предложения об обследовании, приведении в порядок и развитии автоматизированных систем учета и управления на базе ранее внедренных в производство конфигураций 1С: УПП. Однако вектор развития второго способа построения КИС на базе разработок фирмы 1С направлен в сторону использования конфигурации 1С:ERP. Сегодня эта программа является наилучшим средством для комплексной автоматизации крупных предприятий и корпораций со сложной организационной структурой и наличием финансовых ресурсов.
Рисунок 3. Отражение основных производственных операций ООО "Эвертон"
В то же время, как показал опыт последних внедрений, параллельно созрели условия для разворота к первому способу построения КИС при автоматизации средних, мелких и части крупных предприятий. Постоянное совершенствование фирмой 1С локальных подсистем и появление на платформе 1С программ бюджетирования, хорошо стыкующихся с другими конфигурациями, дает возможность на новом качественном уровне использовать все упомянутые выше достоинства первого способа.
В 2019 году в Экономикс бюро обратилась компания ООО «Мозгобойня» (http://portal.mozgo.com/), которая занимается организацией и проведением паб-квизов в городах России, а также ближнего и дальнего зарубежья. Паб-квизы - ресторанные викторины, они же «барные квизы» (pub quiz) массово пришли в Россию совсем недавно. Соединившись с уже известными интеллектуальными играми, они стали новым способом коллективного отдыха.
Для данной компании была организована работа весьма перспективного на наш взгляд комплекса, состоящего из конфигурации «1С Бухгалтерия КОРП 3» и программы «1С ИТРП: Бюджетирование и финансы». Сложность ведения учета и планирования заключалась в наличии у заказчика нескольких юридических лиц, в каждом из которых имеется большое количество подразделений. Ранее для составления необходимых предприятию отчетов все данные выгружались из 1С в Excel. С помощью электронных таблиц довольно трудоемко разносить и сводить между собой БДР, который ведется по методу начислений, и БДДС, который ведется по кассовому методу. Также не просто вести учет доходов и расходов по направлениям деятельности. В случае если необходимо сделать несколько версий бюджета, то трудоемкость всего процесса и вероятность появления ошибок возрастают в разы.
Чтобы получить работающий программный комплекс, включающий в себя бухгалтерский учет и бюджетирование, необходимо было выполнить настройку отдельно каждой конфигурации с учетом их дальнейшего совместного использования. Версия «1С:Бухгалтерия 8 КОРП, редакция 3.0» позволяет вести учет по подразделениям, при этом «подразделение» является сквозной аналитикой всех документов. Этот факт оказывается очень удобным для дальнейшего подключения и полноценного, удобного использования типового решения “ИТРП:Бюджетирование и Финансы” на платформе «1С:Предприятие 8». Концепция решения во многом схожа с подсистемой бюджетирования в 1С: УПП, поэтому прежний опыт работы «Экономикс бюро» оказался весьма полезным. По мнению авторов, подобное решение целесообразно применять и для других сфер деятельности. Многие компании в настоящее время планируют внедрять бюджетирование, но не знают, какими программными продуктами можно пользоваться для этого.
Если не вдаваться в подробности процесса настройки КИС для ООО «Мозгобойня», то можно ограничиться приведением следующего перечня выполненных мероприятий:
1. Настройка бухгалтерского учета:
a) преобразование (структурирование) классификатора статей затрат;
b) преобразование справочника номенклатуры (оказываемых услуг) и номенклатурных групп (видов деятельности, в разрезе которых ведется учет и планирование доходов и расходов);
c) преобразование (структурирование) классификатора статей движения денежных средств;
d) организация корректного учета доходов и расходов по подразделениям;
e) изменение методики учета, отражения доходов и расходов на счетах бухгалтерского учета.
2. Настройка подсистемы бюджетирования:
a) приведение справочника центров финансовой ответственности в соответствие со справочником подразделений;
b) формирование показателей бюджета;
c) настройка бюджетов доходов и расходов, а также бюджета движения денежных средств;
d) создание справочников и отладка механизма загрузки фактических данных;
e) настройка автоматизации планирования.
Аналогичное построение комплекса, включающего в себя бухгалтерский учет на базе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП, редакция 3.0» и бюджетирование с помощью «ИТРП:Бюджетирование и финансы» было осуществлено для предприятия с абсолютно противоположной сферой деятельности – для строительной компании «Уралжелдорстрой» (СК УЖДС). Компания выполняет строительство, реконструкцию и капитальный ремонт объектов железнодорожной транспортной инфраструктуры, объектов промышленного, гражданского и социально-культурного назначения, ведет диагностику технического состояния железнодорожных путей. С начала деятельности в 2001 году и до настоящего времени предприятием был выполнен значительный объем работ в Уральском ФО, Ханты-Мансийском АО, ЯНАО, Республике Сербия. В республике Сербия компания имеет филиал, что повлекло за собой некоторую специфику настройки программ. Как уже упоминалось выше, версия «КОРП» позволяет вести сквозной учет по подразделениям организации, как выделенным, так и не выделенным на отдельный баланс по всем счетам бухгалтерского учета. По каждому обособленному подразделению ведется учет доходов и расходов, а также фактической прибыли. Поддерживается раздельная нумерация документов по обособленным подразделениям.
Несмотря на то, что система «1С Бухгалтерия 8», в отличие от 1С: УПП не предназначена для расчета фактической себестоимости на крупных предприятиях со сложным учетом, она позволяет организовать довольно качественное распределение затрат для небольших и средних организаций [12]. Для корректной работы алгоритмов программы необходимо было в первую очередь организовать четкий учет затрат по местам возникновения и проработать механизмы правильного разнесения затрат по видам деятельности.
Как указано на сайте компании ООО «ИНСТИТУТ ТИПОВЫХ РЕШЕНИЙ — ПРОИЗВОДСТВО» (http://itrp.ru/), концептуально «ИТРП:Бюджетирование и финансы» является конструктором с широчайшими возможностями настройки ведения управленческого учета и финансового планирования. Как и в подсистеме бюджетирования 1С: УПП программой предусмотрена настройка связи с фактическими данными, добавлена возможность использования произвольной аналитики бюджетирования, функционал управленческой отчетности позволяет разрабатывать сложные отчеты с фиксированной и динамической структурой без использования режима конфигуратора.
Представление о финансовой модели, образующей целостную и взаимоувязанную систему показателей и правил их определения, можно получить для СК УЖДС, рассмотрев бюджетную форму БДР – отчет, показанный в табл.3.
Таблица 3 Бюджет доходов и расходов СК УЖДС.
| Показатель бюджета | План | Факт | Отклонение |
| 1. Выручка | |||
| 1.1. Выручка по договору № 1 | |||
| 1.2. Выручка по договору № 2 | |||
| .. | |||
| 1.n. Выручка по договору № n | |||
| 2. Расходы | |||
| 2.1. Прямые расходы | |||
| 2.1.1. Затраты по договору № 1 | |||
| 2.1.2. Затраты по договору № 2 | |||
| … | |||
| 2.1.n. Затраты по договору № n | |||
| 2.2. Косвенные расходы | |||
| 2.2.1. Расходы на персонал | |||
| 2.2.1.01. Оплата труда | |||
| 2.2.1.02. Страховые взносы | |||
| 2.2.1.03. Расходы по найму жилья | |||
| 2.2.1.04. Командировочные расходы | |||
| 2.2.2. Амортизация | |||
| 2.2.2.1. Амортизация ОС | |||
| 2.2.3. Материальные расходы | |||
| 2.2.3.1. Запчасти | |||
| 2.2.3.2. Инвентарь | |||
| 2.2.3.3. Канцелярские товары | |||
| 2.2.3.4. Комплектующие и расходные материалы | |||
| 2.2.3.5. Техника безопасности | |||
| 2.2.4. Услуги сторонних организаций | |||
| 2.2.4.1. Услуги бухгалтерского, юридического, информационного характера, аудит | |||
| 2.2.4.2 Аренда офиса | |||
| 2.2.4.3. Аренда транспортных средств | |||
| 2.2.4.4. Содержание автотранспорта | |||
| 2.2.4.5. Услуги связи | |||
| 2.2.4.6. Членские взносы в НП | |||
| 2.2.4.7. Услуги переводчиков | |||
| 2.2.4.8. СРО, Лицензии, Разрешения | |||
| 2.2.4.9. Страхование гражданской ответственности, рисков | |||
| 2.2.5. Прочие расходы | |||
| 2.3. Налоговые платежи | |||
| 2.3.1. Налог на имущество | |||
| 2.3.2. Транспортный налог | |||
| 3. Маржинальный доход (МД) | |||
| 3.1. МД по договору №1 | |||
| 3.2. МД по договору №2 | |||
| … | |||
| 3.n. МД по договору №т | |||
| 4. Прочее | |||
| 4.1. Прочие доходы | |||
| 4.1.1. Прочие поступления | |||
| 4.1.2. Положительные курсовые разницы | |||
| 4.1.3. Списание кредиторской задолженности | |||
| 4.1.4. Отклонение курса покупки/продажи от официального | |||
| 4.2. Прочие расходы | |||
| 4.2.1. Проценты уплаченные | |||
| 4.2.2. Отрицательные курсовые разницы | |||
| 4.2.3. Услуги банка | |||
| 4.2.4. Отклонение курса покупки/продажи от официального | |||
| 4.2.5. Амортизация (неприним в НУ) | |||
| 4.2.6. Списание выделенного НДС на прочие расходы | |||
| 4.2.7. Прочие расходы | |||
| 5. Налог на прибыль | |||
| 5.1. Налог на прибыль (к уплате) | |||
| 5.2. Отложенные налоговые обязательства | |||
| 5.3. Налог на прибыль (к возмещению) | |||
| 5.4. Отложенные налоговые активы | |||
| 6. Прочее | |||
| 6.1. Штрафные санкции по налогам | |||
| 7. Итого прибыль (убыток) |
Как видно из табл. 3, структура показателей бюджета отличается от классической структуры БДР. Детализация выручки, прямых расходов и маржинального дохода показанная по строкам бюджета, должна быть, скорее всего, отражена в рамках расшифровки аналитического показателя «Проекты». Консультанты «Экономикс бюро» посчитали возможным пойти навстречу пожеланиям специалистов этого предприятия в силу его специфики. Основная деятельность СК УЖДС реализуется через привлечение подрядных организаций, прямые затраты организации связаны с оплатой услуг подрядчиков, все остальные расходы можно отнести к косвенным, распределяемым по объектам строительства пропорционально принятой в учетной политике базе распределения. Данная специфика, приоритеты и привычки работников легко могут быть учтены при практической автоматизации учета, что лишний раз доказывает жизнеспособность возврата к первому способу построения КИС.
Механизмы управления денежными средствами подсистемы «ИТРП: Бюджетирование и финансы» тесно интегрированы с подсистемой учета денежных средств конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и позволяют выполнять краткосрочное и долгосрочное планирование расходов и поступлений, прогнозировать и устранять кассовые разрывы. В табл. 4. Приведен пример БДДС, полученный по фактическим данным предприятия за отчетный период.
Таблица 4 Бюджет движения денежных средств СК УЖДС
| Показатель бюджета | План | Факт | Отклонение |
| 1. Входящее сальдо | |||
| 2. Поступление денежных средств по осн. деятельности | |||
| 2.1. Поступление от заказчиков | |||
| 2.2. Прочие поступления | |||
| 3. Списание денежных средств по осн. деятельности | |||
| 3.01. Субподряд | |||
| 3.02. Материалы | |||
| 3.03. Оплата труда | |||
| 3.04. НДФЛ | |||
| 3.05. Страховые взносы | |||
| 3.06. Удержание из з/платы | |||
| 3.07. НДС | |||
| 3.08. Аренда транспортных средств | |||
| 3.09. ГСМ | |||
| 3.10. Ремонт и содержание авто | |||
| 3.11. Аренда склада | |||
| 3.12. Аренда строительной техники | |||
| 3.13. Аренда бытовки | |||
| 3.14. Аренда жилья | |||
| 3.15. Аренда офиса | |||
| 3.16. Услуги бухгалтерского, юридического, информационного характера, аудит | |||
| 3.17. Услуги связи и интернет | |||
| 3.18. Инструмент, ремонт инструмента | |||
| 3.19. Обеспечение сотрудников | |||
| 3.20. Обеспечительный платеж за пропуск | |||
| 3.21. Расходы на перевод с иностранного языка | |||
| 3.22. Техника безопасности | |||
| 3.23. СРО, Лицензии, Сертификаты | |||
| 3.24. Офисные принадлежности | |||
| 3.25. Выдача под отчет | |||
| 3.26. Услуги банка | |||
| 4. Движения по финансовой деятельности | |||
| 4.1.Поступление кредитов, займов | |||
| 4.2.Положительные переоценка денежных средств (курсовые разницы) | |||
| 4.3.Погашение кредитов, займов и процентов по ним | |||
| 4.4.Погашение процентов по кредитам, займам | |||
| 4.5.Отрицательные переоценка денежных средств (курсовые разницы) | |||
| 4.6.Выдача займов | |||
| 5. Внутренние обороты денежных средств | |||
| 5.1. Поступление денежных средств (касса –банк) | |||
| 5.2. Списание денежных средств (касса –банк) | |||
| 6. Исходящее сальдо |
Использование механизмов планирования расходов и поступлений (также как и в случае использования УПП) дают возможность получения план-фактного отчета – «Сравнительный анализ оборотов по сценариям». Важное отличие и преимущество использования комплекса, состоящего из бухгалтерской программы и конфигурации «ИТРП:Бюджетирование и финансы», от прежних вариантов применения первого подхода к созданию КИС состоит в том, что при настройке обе подсистемы на уровне конфигуратора объединяются практически в одну новую систему. При этом нет необходимости настраивать отдельно периодический обмен данными между автономными блоками КИС. Получаем в итоге общую систему из двух блоков (почти так же, как это было и при автоматизации учета с помощью УПП при втором способе создания КИС).
Подведем итоги всему сказанному.
1. Почти половина заказчиков, с которыми «Экономикс бюро» за последние 20 лет сотрудничало в области автоматизации учета и бюджетирования на базе разработок фирмы 1С и ее партнеров хотели бы иметь у себя КИС различной степени интеграции и полноты.
2. До 2006 года превалировал первый способ построения КИС, когда отдельные программы интегрируются для получения единой информационной системы предприятия.
3. С появлением УПП на рынке программ автоматизированного учета и управления специалисты «Экономикс бюро» стали применять второй способ создания КИС, когда в качестве базовой конфигурации ERP-класса используется одна мощная программная система, имеющая все необходимые разделы учета и общий фонд нормативно-справочной информации.
4. Развитие автоматизации учета и управления по второму способу в дальнейшем будет происходить с ориентацией на конфигурацию 1С: ERP при автоматизации крупных предприятий и корпораций со сложной организационной структурой. Также актуальным для значительного количества предприятий остается развитие имеющегося учета на базе полноценного использования приобретенной ранее УПП.
5. Сложились условия для возврата к первому способу построения КИС при автоматизации мелких, средних и части крупных предприятий с появлением программ бюджетирования, таких как «ИТРП:Бюджетирование и финансы», хорошо стыкующихся с другими конфигурациями 1С.
Список литературы:
1. Казанцев К.А., Пермяков В.Г. Автоматизация бюджетирования ОАО "Свердловскоблгаз" // Газ России. 2004. №2.
2. Казанцев К.А., Пермяков В.Г. Внедрение системы бюджетного управления на примере предприятия ОАО «Свердловскоблгаз» // Справочник экономиста. 2005. №5.
3. Казанцев К.А., Пермяков В.Г., Пермяков Г.В. Бюджетирование в ОАО "Свердловскоблгаз": год эффективной работы//Газ России. -2005.- №4.
4. Казанцев К.А., Пермяков В.Г. Опыт автоматизации бюджетирования в газораспределительной организации // Управление компанией. 2005. №11.
5. Казанцев К.А., Чернявских В.А. Бюджетирование позаказного производства в машиностроении на примере ОАО "УралНИТИ" // Технология машиностроения. 2006. №11.
6. Казанцев К.А., Кунщиков В.Г., Пермяков В.Г. Комплексная автоматизация управления – ОАО «Свердловскоблгаз» внедряет систему ERP-класса // Справочник экономиста. 2009. №8.
7. Казанцев К.А., Казанцев А.П. Особенности постановки бюджетного управления в газораспределительных организациях // Налоговый навигатор. 2005. №13.
8. Казанцев К.А., Крупин Н.М. Автоматизация учета и бюджетирования на государственном газораспределительном предприятии Свердловской области // Газовая промышленность. 2009. №4.
9. Казанцев К.А., Казанцев А.П. "1С:Предприятие 8" помогает "Никомогнеупор" развивать самостоятельный бизнес // http://v8.1c.ru/news, 2007.
10. Казанцев К.А. Методика постановки бюджетного управления на предприятии // Налоговый навигатор. 2005. №3.
11. Казанцев К.А. Бюджетное управление - зачем это предприятию нужно? // Налоговый навигатор. 2004. №18.
12. Казанцев К.А., Кедровских С.В. Расчет себестоимости выпуска продукции в 1С Бухгалтерия 8 // Налоговый навигатор. 2009. №21.