Современный реинжиниринг

Добавил(а) Волков К.В., Попов Е.В.

Внимание, откроется в новом окне!

Опубликовано в журнале Менеджмент в России и за рубежом. 2002. №4.

Никто не станет отрицать очевидную истину – информационные технологии в конце XX века начале XXI существенно повлияли на развитие экономических процессов на уровне предприятия. Инициированные изменения настолько глубоки и радикальны, что нередко говорят о революции 90-х годов в сфере бизнеса. Также можно утверждать, что информационные технологии явились источником нового направления менеджмента, описывающего процесс реорганизации предприятия, названного авторами, М.Хаммером и Дж.Чампи, реинжиниринг бизнес-процессов предприятия [1]. Несомненно, что в настоящий момент возможности реинжиниринга интересны российским предприятиям в связи с переходом на принципиально новый уровень хозяйствования, обусловленным возрастающей конкуренцией. Интересны также и опасности такой реорганизации.
Целью данной работы является систематизация экономических подходов по реинжинирингу промышленного предприятия в свете современных тенденций информатизации экономики.

Принципы реинжиниринга предприятия

Изменения в стратегии, производственных процессах, структуре и культуре предприятия могут осуществляться постепенно, в виде мелких шагов или же радикально, в виде крупных скачков. В этой связи, соответственно говорят об эволюционной и революционной моделях изменений [2]. Революционные изменения можно представить в рамках реинжиниринга хозяйственной деятельности.

М. Хаммер в своем докладе выдвинул принципиальные требования [3]:
"Реконструируйте работы не автоматизацией, а упрощением или удалением", "Используйте компьютеры не для автоматизации, но для реконструкции существующих бизнес-процессов". После публикации монографии «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе», термин РБП (реинжиниринг бизнес-процессов) стал доминировать в работах по реорганизации предприятий. Определение реинжиниринга, выдвинутое М. Хаммером и Дж. Чампи: "РБП - фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью достижения драматически сильных улучшений критически важных в современных условиях уровнях критериев производительности, таких как стоимость, качество, услуги, скорость". Это определение раскрывается трактовкой использованных в нем ключевых понятий.

"Фундаментальный":
Должны быть получены ответы на ключевые вопросы о деятельности предприятия: "Почему мы должны делать то, что мы делаем?" и "Почему мы должны делать это тем способом, которым мы это делаем?"
"Радикальный":
Радикальность означает отбрасывание всех существующих структур и процедур и воплощение новых способов выполнения работ.
"Драматический":
Если предприятие имеет падение всего на 10%, если его затраты всего на 10% слишком велики, если показатель качества нужно увеличить всего на 10%, если обслуживание заказчиков требует ускорения всего на 10% - то предприятию не требуется реинжиниринг. В этом случае применимы "обычные" методы, например, программы постепенного улучшения качества. РБП должен применяться только тогда, когда есть нужда во "взрывном" воздействии.
"Процессы":
Указывается, что хотя это понятие - самое важное в определении реинжиниринга, оно наиболее трудно понимается управляющими предприятий. Большая часть деловых людей не является "процессоориентированными"; они сфокусированы на задачах, на работах, на людях, на структурах, но не на процессах. М.Хаммер и Дж.Чампи определяют бизнес-процесс как "совокупность видов деятельности", которая имеет один или более видов входных потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента".

Объектом реинжиниринга являются не организации, а процессы. Предприятия подвергают реинжинирингу не свои отделы продаж или производства, а работу, выполняемую персоналом этих отделов.

Одним из путей улучшения управления процессами, в совокупности образующими бизнес компании, является придание им наименований, отражающих их исходное и конечное состояния. Эти наименования должны отражать все те работы, которые выполняются в промежутке между стартом и финишем процесса. Термин «производство», звучащий как название отдела, лучше подходит к процессу, происходящему от момента закупки сырья до момента отгрузки готовой продукции. По этому же принципу могут быть названы еще некоторые повторяющиеся процессы, например:

«разработка продукта» — от выработки концепции до создания прототипа;
«продажи» — от выявления потенциального клиента до получения заказа;
«выполнение заказа» — от оформления заказа до осуществления платежа;
«обслуживание» — от получения запроса до разрешения возникшей проблемы.

Для первичного определения процессов предприятия в качестве ориентира может служить система качества ИСО 9001. В стандарте ИСО 9001 перечисляются те бизнес-функции предприятия, или, другими словами, элемента качества, на которые распространяется действие стандарта:

Ответственность руководства,
Система качества,
Анализ контракта,
Управление проектированием,
Управление документацией,
Закупки продукции,
Продукция, предоставленная потребителем,
Идентификация продукции и прослеживаемость,
Управление процессами,
Контроль и проведение испытаний,
Контрольное, измерительное и испытательное оборудование,
Статус контроля и испытаний,
Управление несоответствующей продукцией,
Корректирующие и предупреждающие действия,
Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка и поставка,
Регистрация данных о качестве,
Внутренние проверки качества,
Подготовка кадров,
Техническое обслуживание,
Статистические методы.

При определении порядка реинжиниринговых мероприятий после идентификации процессов используются три критерия, определяющих последовательность замены процессов. Первый — дисфункциональность: осуществление каких процессов сопряжено с наибольшими трудностями? Второй — значимость: какие процессы оказывают наибольшее воздействие на клиентов компании? Третий — осуществимость: какие из происходящих в компании процессов могут быть перепроектированы в данный момент наиболее успешно?

Проект по реинжинирингу бизнеса обычно включает в себя следующие четыре этапа [4]:

1. Разработка образа будущей компании

2. Создание модели существующей компании (обратный инжиниринг).3

3. Разработка нового бизнеса (прямой инжиниринг)

3.1 Перепроектирование бизнес-процессов

3.2 Разработка бизнес-процессов компании на уровне трудовых ресурсов

3.3 Разработка поддерживающих информационных систем

4. Внедрение перепроектированных процессов

Несомненно, приведенная последовательность несколько условна, однако в каждом проекте по изменению бизнеса компании присутствуют данные этапы.

При проведении РБП выделяют несколько ключевых ролей [5]:

владелец процесса,
лидер команды,
коммуникатор,
участник команды,
внешний консультант,
координатор.

Владелец процесса отвечает за ход и результат всего процесса в целом, занимается измерением и совершенствованием эффективности всего процесса. Лидер команды – руководитель группы по реинжинирингу, занимающий влиятельный пост в организации, он инициирует проведение реинжиниринга и берет на себя всю ответственность и риск, связанный с ним. Коммуникатор является дополнительным звеном между лидером и группой РБП, его задачей является формализовать в соответствии с технологией идеи лидера, проводить обучение группы. Внешний консультант является сторонним по отношению к организации экспертом, что имеет как положительные для результата проекта, так и отрицательные стороны, об этом не следует забывать. В больших организациях могут параллельно выполняться несколько проектов, следовательно имеется необходимость в их согласовании, обеспечении связи между разными реинжиниринговыми проектами, данными вопросами занимается координатор. При малом количестве проектов эта роль может быть совмещена с ролью коммуникатора.

Установлено, что оптимальное число участников команды по РБП колеблется от 5 до 7 человек, включая лидера и не считая коммуникатора, в зависимости от величины проекта. Для реализации проекта не обязательно полная занятость всех членов команды, так как выполнение своих непосредственных обязанностей не дает возникнуть чувству оторванности от организации.

Для перепроектирования процесса реинжиниринговая команда должна получить основную информацию о состоянии текущего процесса: в чем он, собственно, состоит, насколько хорошо (или плохо) он функционирует, какие основные проблемы влияют на его результаты. Поскольку целью команды не является улучшение имеющегося процесса, нет необходимости анализировать и документировать его, раскрывая все детали. Наоборот, члены команды нуждаются в укрупненном обзоре, часто достаточном для создания полностью нового, лучшего проекта на основе интуиции и творческих озарений.

Установлено, что источником получения руководителями компаний ценных идей и знаний были беседы с коллегами и знакомство с опытом других предприятий. Поэтому методы «передача передового опыта» и «сравнение с показателями других предприятий» (бенчмаркинг) становятся популярными. Команда по реинжинирингу при анализе существующих и представляемых (будущих) процессов не должна пренебрегать опытом коллег.

Опора на опыт способствует снижению риска, сокращению временных и финансовых затрат, связанных с наработкой собственных схем через экспериментирование. Особенно следует отметить, что использование бенчмаркинга позволит реформируемому предприятию создать команду внутренних консультантов, наработать опыт, подготовить базу для дальнейшего совершенствования организации и управления [6].

Таким образом, реинжиниринг отнюдь не является тенденцией, оторванной от остальных современных инициатив; скорее, это один из последних представителей семейства процессуально ориентированных стратегий и методов управления, к которым относятся также методики "точно в срок" и тотального управления качеством. И реинжиниринг, и тотальное управление качеством, рассматривая предприятие как открытую систему, направлены на наибольшее удовлетворение потребностей клиента и ставят под сомнение эффективность существующих на предприятии процессов. Тем не менее эти две стратегии различны и дополняют друг друга.

Управление качеством – децентрализованная инициатива персонала, идущая снизу вверх и ориентированная на постепенные усовершенствования текущих процессов, принимаемых за основу. В отличие от этого, реинжиниринг предполагает полное разрушение традиционных организационных границ и замену имеющихся процессов, чтобы добиться резкого улучшения деятельности предприятия. Он всегда инициируется централизованно, сверху вниз.

Новые процессы, возникающие в результате реинжиниринга, обычно имеют отличительные свойства. К ним относятся реинтеграция, или горизонтальное сжатие процесса (несколько операций объединяются в одну), вертикальное сжатие процесса (исполнители, которым делегирована часть властных полномочий, принимают самостоятельные решения), совмещение или распараллеливание части ранее последовательных работ, уменьшение проверок и управляющих воздействий, минимизация согласований, преобладание смешанного централизованно/децентрализованного подхода [7].

В результате реинжиниринга происходит переход от функциональных подразделений к автономным междисциплинарным рабочим группам, а сама деятельность становится многоплановой, требуя от персонала инициативы и способности принимать самостоятельные решения. Сокращается работа, выполняемая рядовыми менеджерами, меняется ее характер (от контролирующей к тренерской) и, как следствие, уменьшается число менеджеров, а структура предприятий становится более "плоской". Теперь различные члены организации рассматриваются не как шестеренки некоторого механизма, а как узлы сети, осознающие цели системы и развивающие интеллектуальные взаимодействия с другими узлами сети.

При реинжиниринге процесса происходит эволюция трудовых заданий от узкоспециализированных и ориентированных на задачу к более многомерным. Люди, которые раньше действовали в соответствии с инструкциями, теперь сами выбирают вариант из имеющихся альтернатив и принимают решения. Исчезает конвейерный принцип организации работы.

Обобщим изменения, происходящие на предприятии, проводящем реинжиниринг своих бизнес-процессов. Изменяются трудовые задания, равно как и люди, способные их выполнить, отношения между этими людьми и менеджерами, планы личного развития этих людей, способы, с помощью которых их труд оценивается и оплачивается, роли менеджеров и руководителей и даже то, что происходит в головах работников. Можно сделать общий вывод – изменения, инициированные реинжинирингом бизнес-процессов, обязательно изменяет ключевые элементы системной структуры предприятия, поскольку все аспекты ее функционирования — люди, трудовые задания, менеджеры и ценности — связаны друг с другом. Хаммер и Чампи называют их четырьмя элементами многогранной модели системы внутрифирменного управления. Заглавный элемент данной модели — это бизнес-процессы предприятия, то есть способ, которым осуществляется работа; второй — это ее трудовые задания и организационные структуры; третий — системы управления и оценки результатов; четвертый — организационная культура, то есть ценности и убеждения ее работников [8].

Связи между этими элементами играют ключевую роль. Заглавный элемент многогранной модели системы внутрифирменного управления — процессы — определяет второй — трудовые задания и структуру (рис. 1). Способы осуществления работы определяют природу трудовых заданий и то, как люди, выполняющие эти задания, сгруппированы и организованы. Фрагментированные процессы, столь характерные для традиционных компаний, обусловливают узкую специализацию трудовых заданий и организаций, основанных на функциональных отделах. Интегрированные процессы порождают многомерные трудовые задания, выполнение которых лучше всего может быть организовано посредством процессных команд.

Аналогично люди, выполняющие многомерные трудовые задания и организованные в команды, должны наниматься, оцениваться, оплачиваться посредством надлежащих управленческих систем. Другими словами, трудовые задания и структуры, сами определяемые характером процессов, в свою очередь, приводят к третьему элементу многогранной модели — типу управленческих систем, которые должно иметь предприятие.

Системы управления, то есть то, как усилия людей оплачиваются, по каким критериям оцениваются результаты их работы и так далее, являются главными факторами, определяющими ценности и убеждения работников. Они и составляют четвертый элемент многогранной модели.

Наконец, царящие в организации ценности и убеждения должны поддерживать функционирование ее процессов в том виде, в котором они спроектированы. Например, процесс выполнения заказов, спроектированный как действующий быстро и точно, не станет таковым, если люди, осуществляющие его, не считают важными скорость и точность. Здесь возвращаемся на вершину, в реинжиниринге недостаточно перепроектировать лишь сами процессы. Все четыре элемента модели системы внутрифирменного управления должны соответствовать друг другу, иначе у предприятия образуются изъяны в работе и она деформируется.

Рисунок 1. Многогранная модель системы внутрифирменного управления

Таким образом, реинжиниринг может пониматься как процесс замены многогранной модели управления предприятием, потерявшей свою стройность, на новую.

Информационных технологии при проведении реорганизации

Часто возникает вопрос о проведении реинжиниринга бизнес-процессов в связи с внедрением компьютерных систем управления (табл. 1). Более того, существует устоявшееся мнение, что процесс внедрения системы управления должен сопровождаться реструктуризацией бизнес-процессов предприятия. Необходимо определиться, что реинжиниринг и внедрение КИС (корпоративной информационной системы) есть процессы совершенно различные, и ни в коем случае их не следует смешивать. Более того большинство неудач при внедрении КИС связаны именно с тем, что перед началом проекта не была четко уяснена его цель, в процессе автоматизации становились явными недостатки предыдущей системы, появлялась возможность изменить, ускорить, расширить сложившиеся процессы, принималось решение о локальной реструктуризации, слабо контролируемой и нетехнологичной.

Тем не менее, информационные технологии играют определяющую роль в реинжиниринге бизнеса, современные передовые информационные технологии являются неотъемлемой частью любого реинжинирингового мероприятия, существенным конструктивным фактором его успеха.

М. Хаммер и Дж. Чампи [1] выразили значимость информационных технологий для реинжиниринга в виде следующих утверждений:

Компания, которая не способна сменить свое мышление с дедуктивного на индуктивное, не готова к проведению реинжиниринга.
Компания, которая ставит знак равенства между технологией и автоматизацией, не готова к проведению реинжиниринга,
Компания, которая сначала ищет проблемы, а затем для их решения подыскивает технологии, не готова к проведению реинжиниринга.

Можно определить различия данных определений следующим образом: дедуктивное решение есть поиск решения выявленной проблемы, а индуктивное мышление сначала определяет эффективное решение, а затем определяет проблемы, которое найденное решение исключает. А основным инструментом для построения новых возможностей служат информационные технологии, однако их неправильное применение может сорвать реинжиниринг, усиливая как старые способы мышления, так и прежние стереотипы поведения.

Таблица 1. Этапы РБП и внедрения корпоративной информационной системы

Этапы реинжиниринга	Этапы разработки и внедрения корпоративной информационной системы (КИС)
1. Разработка образа будущей компании	1. Предварительное обследование
2. Создание модели существующей компании (модель «как есть»)	2. Разработка технического задания на создание КИС
3. Разработка нового бизнеса(модель «как должно быть»)	3. Создание системы Объектоориентированная, поэтапная, итерационная разработка продукта
3.1 Перепроектирование бизнес-процессов
3.2 Разработка бизнес-процессов компании на уровне трудовых ресурсов
3.3 Разработка поддерживающих информационных систем
4. Внедрение перепроектированных процессов Эволюционные улучшения бизнес-процессов, использование иных методик	4. Внедрение системы
	4.1 Подготовка объекта к внедрению системы
	4.2 Сдача задач и подсистем в опытную эксплуатацию
	4.3 Проведение опытной эксплуатации
	4.4 Сдача задач, подсистем, системы в целом в промышленную эксплуатацию

Ключевой функцией процесса преобразований деятельности предприятия есть построение моделей деятельности предприятия. На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов [9]:

модели “как есть”, представляющей собой "снимок" положения дел на предприятии (структура организации, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;
модели “как должно быть”, интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Каждая из моделей включает в себя полную структурную функциональную модель деятельности, информационную модель, как правило, с использованием нотации “сущность-связь”, а также, в случае необходимости, событийную (описывающую поведение) модель с использованием диаграмм переходов состояний.

Переход от модели “как есть” к модели ”как должно быть” осуществляется следующими двумя способами.

Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников (“легкий” реинжиниринг).
Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов (“жесткий” реинжиниринг). Например, вместо попыток улучшения бизнес-процесса проверки кредитоспособности клиента, может быть следует задуматься, а нужна ли вообще такая проверка? Возможно затраты на такие проверки каждого из клиентов во много раз превышают убытки, которые может понести предприятие в отдельных случаях недобросовестности (в случае, когда клиентов много, а суммы закупок незначительны).
Построенные модели являются не просто реализацией начальных этапов разработки системы и техническим заданием на последующие этапы. Они представляют собой самостоятельный отделяемый результат, имеющий большое практическое значение, в частности:

Модель “как есть” включает в себя существующие неавтоматизированные технологии, работающие на предприятии. Формальный анализ этой модели позволит выявить узкие места в технологиях и предложить рекомендации по ее улучшению (независимо от того, предполагается на данном этапе автоматизация предприятия или нет).

Она позволяет осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм (известно, что "одна картинка стоит тысячи слов").

С ее помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов.

Средством реализации предложенных задач могут служить CASE – средства. (Computer-Aided Software/System Engineering). В настоящее время не существует общепринятого определения CASE. Содержание этого понятия обычно определяется перечнем задач, решаемых с помощью CASE, а также совокупностью применяемых методов и средств. Можно определить CASE, как технологию, представляющую собой совокупность методологий анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных систем программного обеспечения (ПО), поддержанную комплексом взаимоувязанных средств автоматизации. CASE - это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, заменяющий им бумагу и карандаш на компьютер для автоматизации процесса проектирования и разработки ПО.

При использовании CASE-технологий изменяются все этапы жизненного цикла программной системы, при этом наибольшие изменения касаются этапов анализа и проектирования. В большинстве современных CASE-систем применяются методологии структурного анализа и проектирования, основанные на наглядных диаграммных техниках, при этом для описания модели проектируемой системы используются графы, диаграммы, таблицы и схемы. Такие методологии обеспечивают строгое и наглядное описание проектируемой системы, которое начинается с ее общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней.

Несмотря на то, что структурные методологии зарождались как средства анализа и проектирования ПО, сфера их применений выходит далеко за рамки названной предметной области. Поэтому CASE-технологии успешно применяются для моделирования практически всех предметных областей, однако устойчивое положение они занимают в следующих областях:

бизнес-анализ (фактически, модели деятельности предприятий “как есть” и ”как должно быть” строятся с применением методов структурного системного анализа и поддерживающих их CASE-средств);
системный анализ и проектирование (практически любая современная крупная программная система разрабатывается с применением CASE-технологий по крайней мере на этапах анализа и проектирования, что связано с большой сложностью данной проблематики и со стремлением повысить эффективность работ).

Практически ни один серьезный зарубежный программный проект не осуществляется без использования CASE-средств. Известная методология структурного системного анализа SADT (Structured Analysis and Desing Technique), точнее ее подмножество IDEF0 (Icam DEFinition - IDEF) принята в качестве стандарта на разработку ПО Министерством обороны США. Более того, среди менеджеров и руководителей компьютерных фирм считается чуть ли не правилом хорошего тона знать основы SADT и при обсуждении каких-либо вопросов нарисовать простейшую диаграмму, поясняющую суть дела.

В процессе реорганизации деятельности предприятия, проведения реинжиниринга бизнес-процессов нельзя присваивать более высокий приоритет информационным технологиям и отходить от методических основ, технологии реинжиниринга в угоду краткосрочной выгоде. В результате следования основным принципам реинжиниринга можно добиться поставленных целей. На основе вышесказанного можно сделать следующий вывод - вектор развития реинжиниринга должен являться базой внедрения информационных процессов.

Литература

Hammer M., Champy J. Reengineering the corporation: a manifesto for business revolution. - N.Y.: Harper Business, 1993.
НОРБЕРТ ТОМ Управление изменениями // Проблемы теории и практики управления, №1 1998
Хаммер М. Реинжиниринг: не автоматизируйте – уничтожайте // www.interface.ru, 1995
Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997.
Робсон М., Уллах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов: Пер. с англ. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997.
ЛУЗИН А., ЛЯПУНОВ С. Новый подход к реструктурированию российских предприятий // Проблемы теории и практики управления, №2 2000
ТАРАСОВ В. Тектология А.Богданова и неоклассическая теория организаций - предвестники эры реинжиниринга // Проблемы теории и практики управления, №4 1998
Быкова А. А. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе // www.interface.ru , сент. 2001
Калянов Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства– М.: СИНТЕГ, 1997.
Зиндер Е. Реинжиниринг бизнес-процессов и автоматизация офиса // www.citforum.ru, 1996

Поиск, обзор и навигация