Моделирование бизнес-процессов при постановке бюджетирования

Моделирование бизнес-процессов при постановке бюджетирования

Внимание, откроется в новом окне! Печать

Опубликовано в журнале Справочник экономиста. 2004. №12.

Бюджетное управление (или бюджетирование) относительно новое для российской экономики явление, появилось в начале 90-х как замена традиционной системы производственного планирования. Успешное ведение современного бизнеса невозможно без бизнес-планирования с его ориентацией на маркетинг, прогнозирование состояния рынка, а также без определенных финансовых показателей деятельности.

Система планирования, существовавшая в бывшем СССР, была куда проще, чем инструментарий рыночного планирования - отсутствовала финансовая составляющая: выпуск продукции считали преимущественно в натуральных единицах, а затраты предприятия, заботившегося о производительности труда и капитала, определяли в нормо-часах или других нефинансовых суррогатах [1] .

Современная система бюджетирования является одним из основных механизмов управления предприятием. Основная цель применения бюджетирования - повысить прозрачность бизнеса, при этом бюджетирование становится для руководства предприятия эффективным инструментом управления и контроля [2] .

Под бюджетированием понимается управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений [1] .

Постановка системы бюджетного управления на предприятии - трудоемкий процесс, который требует досконального и детального изучения всех аспектов деятельности предприятия. Без применения специального инструментария процесс внедрения может затянуться на долгие годы. В статье пойдет речь о применении методов моделирования бизнес-процессов при постановке бюджетного управления на предприятии и построении с их помощью процессной модели формирования бюджетной структуры предприятия. Под бюджетной структурой (иногда в бюджетировании называемой бюджетной моделью) будем понимать совокупность бюджетов предприятия и порядок их составления.

Моделирование бизнес-процессов является одной из важнейших задач в процессе постановки бюджетирования. При этом от качества описания бизнес-процессов зависит скорость внедрения и эффективность бюджетирования.

Под бизнес-процессом обычно понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. В качестве клиента может быть другой бизнес-процесс [3] .

С точки зрения постановки бюджетного управления на предприятии можно выделить две группы бизнес-процессов: основные бизнес-процессы предприятия, непосредственно связанные с производством и реализацией продукции, и вспомогательные бизнес-процессы (в т.ч. бизнес процессы бюджетирования или бизнес-процессы формирования системы бюджетов предприятии).

Методы описания бизнес-процессов

Описание бизнес процессов можно проводить различными методами:

  • Текстовый;
  • Табличный,
  • Графический.

Текстовый метод предполагает описание каждого бизнес-процесса и связей между бизнес-процессами в обычном текстовом формате. Данный подход имеет как свои положительные так и отрицательные моменты. К положительным моментам относится наиболее полное и подробное описание предметной области средствами языка. К явным недостаткам - слабая формализация, максимальная трудоемкость, некомпактность.

Табличный метод предполагает описание бизнес процессов с помощью таблиц (например, табл.1). Основным преимуществом является большая компактность по сравнению с текстовым форматом. При этом наглядность данного метода оставляет желать лучшего.

Таблица 1 Пример табличного формата описания бизнес-процессов

№ п/п

Наименование
Функции

Исполнитель

Ресурсы

Процессы

Входящие

Исходящие

Входящие

Исходящие

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Графический метод представления бизнес-процессов позволяет получить наиболее наглядное описание. Графическое изображение воспринимается наиболее эффективно. По мнению В. Паронджанова "замена текста эквивалентным ему чертежом обеспечивает более высокую продуктивность мозга за счет "симультанизации", т.е. увеличения скорости работы мозга при переходе от медленного "сукцессивного" восприятия текста к быстрому симультанному восприятию чертежа". Применение графического изображения способствует повышению когнитивности (понимаемости), повышению интеллектуальной продуктивности человеческого мозга, эргономичности представления информации [4] .

Основной недостаток графического метода - необходимость обучения использованию формата графического представления данных.
Одним из наиболее популярных форматов описания бизнес процессов является IDEF (Integration Definition for Function Modeling - методология функционального моделирования) - семейство совместно используемых методов для процессов моделирования. На сегодня эта техника описания бизнес-процессов получила наибольшее распространение в мире и принята как стандарт во многих странах. Концепция реализована во многих программных продуктах, наиболее популярными являются BPWin/ERWin, MS Visio, БИГ-Мастер и т.п [5] .

Графически стандарт IDEF0 представляет собой следующую структуру (см. рис.1). Функции (работы, операции) изображаются в форме прямоугольника. Названия функций формируются по стандарту в глагольном выражении (выполнить работу, оформить заказ, сформировать бюджет).
рис.1 Диаграмма в формате IDEF0

Рисунок 1 Диаграмма в формате IDEF0

Каждая из сторон прямоугольника имеет свое предназначение:

  • Верхняя сторона - управление (правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа);
  • Нижняя сторона - механизмы (ресурсы, которые выполняют работу);
  • Левая сторона - входы (ресурсы или информация, используемые работой для получения результата);
  • Правая сторона - выходы (материал или информация, которые производятся работой).

В основу построения диаграмм положен иерархический принцип, который позволяет подвергать описание процесса дальнейшей детализации, до тех пор, пока модель не будет описана настолько детально, как это необходимо для решения поставленных задач (возможность проводить декомпозицию). При этом сохраняется целостность взаимосвязей между элементами процесса, проводится контроль входов и выходов при переходе к разным уровням декомпозиции [6] .

Использование моделирования бизнес-процессов при бюджетировании

В процессе бюджетирования моделирование бизнес-процессов может применяться как на стадии предпроектного обследования предприятия, так и для описания собственно процесса планирования (формирования бюджетной структуры и бюджетного процесса).
На стадии предпроектного обследования происходит описание осуществляемых каждым исполнителем функций: кто, как, когда, какие документы создает, обрабатывает, чем при этом руководствуется (нормативные документы, внутрифирменные стандарты), куда и в каком виде результаты работы исполнителя передаются и какую обработку проходят дальше.

Несомненно, что описание абсолютно всех бизнес-процессов, существующих на предприятии - вещь абсолютно нереальная. При выборе бизнес-процессов целесообразно использовать метод оптимальности Парето, т.е. исходить из того, что 20% бизнес-процессов несут 80% затрат. Таким образом, изначально проходит оценка имеющихся процессов, их ранжирование, например, с применением ABC анализа [7] :

  • группа A, включает 5-10% процессов, на которые приходятся 75-80% затрат;
  • группа B, включает 20% процессов, на которые приходятся 10-20% затрат;
  • группа C включает 60-75% процессов, на которые приходятся 5-10% затрат;

Таким образом, в первую очередь, анализу и описанию в графическом виде подвергаются наиболее существенные для предприятия бизнес-процессы, входящие в группу A и B.

На стадии проектирования бюджетной структуры происходит построение процессной модели формирования бюджетной структуры предприятия, в которой увязаны функции подразделений в области финансового планирования, разработанная на предприятии система бюджетов, данные для формирования бюджетов и финансовые результаты. При этом применение декомпозиции позволяет представить каждый бизнес-процесс максимально детализировано, до мельчайших подробностей.

При построении модели становятся наглядными такие факторы как дублирование операций и неэффективное распределение должностных обязанностей, которые в результате анализа могут быть перестроены.

Построение процессной модели формирования бюджетной структуры на примере газораспределительного предприятия

Рассмотрим пример построение процессной модели формирования бюджетной структуры для газораспределительного предприятия. В частности данная методика была успешно использована при постановке бюджетирования одной из крупнейших газораспределительных организаций Свердловской области ОАО "Свердловскоблгаз".

Газораспределительными организациями (ГРО) признаются предприятия газового хозяйства, являющиеся специализированными организациями по эксплуатации газовых сетей в городах и населенных пунктах [8] .

Основными видами деятельности рассматриваемого предприятия являются: поставка и транспортировка сетевого и сжиженного газа, строительство систем газопроводов, услуги по эксплуатации газового хозяйства.

Все рассматриваемые далее диаграммы созданы в системе моделирования бизнес-процессов BPWin 4.1 компании Computer Associates.

Рисунок 2 Процессная модель формирования бюджетной структуры предприятия

Рисунок 2 Процессная модель формирования бюджетной структуры предприятия

Бизнес-процесс формирования системы бюджетов предприятия состоит из следующих подпроцессов (см. рис.2):

  • Формирование операционных бюджетов;
  • Формирование бюджета движения денежных средств;
  • Формирование бюджета доходов и расходов;
  • Формирование вспомогательных бюджетов;
  • Формирование бюджета по балансу.

Каждый из подпроцессов декомпозирован на подпроцессы более низкого уровня. Так, например, бизнес-процесс "Формирование операционных бюджетов" состоит из подпроцессов:

  • Формирование бюджета продаж;
  • Формирование бюджета ТМЦ (товарно-материальных ценностей);
  • Формирование бюджета расходов по элементам;
  • Формирование бюджета прямых расходов;
  • Формирование бюджета накладных расходов.

В свою очередь любой из этих бизнес-процессов, например, "Формирование бюджета продаж" (рис.3), также может формироваться с помощью бизнес-процессов следующего уровня вложения:

  • Определение выручки от реализации газа населению;
  • Определение выручки от реализации газа предприятиям;
  • Определение выручки от реализации услуг;
  • Определение выручки от строительства на сторону.

При этом на диаграмме отображается:

  • В качестве управления - постановления, нормативы, законодательная база, внутрифирменные стандарты;
  • В качестве механизмов - конкретные лица или подразделения, осуществляющие формирование конкретных бюджетов;
  • В качестве входов и выходов - документы, бюджеты и показатели бюджетов.

Отображение бюджетной модели в виде взаимосвязанных процессов позволяет в максимально наглядном виде получить совокупность бюджетов предприятия с детализацией по последовательностям формирования бюджетов, а также исполнителям и нормативной базе (в том числе внутрифирменным стандартам), регламентирующей формирование бюджетов.

Рисунок 3 Бизнес-процесс формирования бюджета продаж

Рисунок 3 Бизнес-процесс формирования бюджета продаж

Выводы

Применение механизма моделирования бизнес-процессов позволяет сократить сроки внедрения бюджетирования, повысить качество постановки бюджетного управления на предприятии, эффективность описания процедуры финансового планирования.

Кроме этого, использование моделирования бизнес-процессов позволяет:

  1. представить модель бюджетирования в компактном виде;
  2. отобразить последовательность формирования и заполнения бюджетов предприятия;
  3. задать для каждого бюджета примерное время и определить стоимость формирования бюджета;
  4. отразить для каждого исполнителя виды бюджетов, в составлении которых исполнитель принимает участие;
  5. отразить участие ресурсов, используемых для составления бюджетов.

[1] Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов Внутрифирменное бюджетирование. Настольная книга по постановке финансового планирования – М.: Финансы и статистика, 2003.

[2] «Я начал постановку бюджетирования с того, что расписал, кто за какие процессы отвечает», Журнал «Финансовый директор», №3 2003

[3] «Процессная организация деятельности предприятия»Ивлев В., Попова, Т., "АКДИ Экономика и жизнь", http://www.akdi.ru

[4] Паронджанов В.Д., Как улучшить работу ума: Алгоритмы без программистов – это очень просто! – М.: Дело, 2001. – 360с. – Илл.: 155

[5] Компания Инталев, Методическое руководство «5 шагов к процессному управлению», Санкт-Петербург, 2002

[6] Николаева С.А., Шебек С.В. Корпоративные стандарты: от концепции до инструкции, практика разработки. – М: Книжный мир, 2002. – 333с.

[7] «Экспресс-метод оптимизации бизнес-процессов», Журнал «Финансовый директор», №1 2003

[8] «Правила учета газа», утверждены Минтопэнерго РФ 14.10.1996