Опыт автоматизации бюджетирования в газораспределительной организации

Добавил(а) Казанцев К.А., Пермяков В.Г.

Опубликовано в журнале Управление компанией. 2005. №11.

В статье освещены основные результаты внедрения системы бюджетирования в крупной газораспределительной организации Свердловской области ОАО «Свердловскоблгаз»: организация системы планирования, анализа и контроля; автоматизация расчетов тарифов для утверждения в ФСТ РФ; применение многосценарного планирования. Рассмотрены стержневые вопросы и проблемы формирования системы бюджетирования в газораспределении, предложена схема организации автоматизированной системы бюджетирования. Особая роль в системе бюджетирования газораспределительной отрасли отводится инвестиционной деятельности и внедрению комплексной программы формирования и ведения электронной карты сети газоснабжения природным газом, позволяющей повысить точность диагностики и снизить затраты на ремонт. 

---

Бюджетирование в России пока не является инструментом регулярного менеджмента не только на газораспределительных предприятиях (ГРО), но и на предприятиях других отраслей промышленности. Вместе с тем пошел уже второй год, как на предприятии ОАО «Свердловскоблгаз» успешно функционирует система бюджетного управления, разработанная и внедренная при помощи консультантов ООО «АФ «Экономикс бюро». За это время система претерпела определенные изменения. Были уточнены отчетные формы бюджетов и используемые аналитические статьи бюджетов, но при этом изначально заложенные принципы остались нетронутыми: планирование по-прежнему осуществляется по территориальным центрам маржинального дохода (ТЦМД) — участкам реализации сетевого и сжиженного газа, для оценки эффективности которых, помимо стандартных показателей (объемов реализации, выручки и затрат), используются специально разработанные финансовые индикаторы с условным названием «внутренний тариф ТЦМД», позволяющие оценить деятельность как условно убыточных, так и условно прибыльных участков.

Основные проблемы ГРО

Основная необходимость внедрения в газораспределительных организациях современных методов управления финансово-хозяйственной деятельностью, к которым, несомненно, можно отнести и бюджетирование, связана с непростым финансовым состоянием ГРО, а также низкой инвестиционной привлекательностью и сложностью осуществления газификации и нового строительства.

Во-первых, государственное регулирование тарифов на транспортировку природного газа ограничивает потребности ГРО. Для финансирования затрат, не признанных Федеральной службой по тарифам РФ (ФСТ РФ) необходимыми, предприятия вынуждены изыскивать внутренние резервы, в том числе экономить средства, включенные в состав планируемых при утверждении размера тарифов.

Во-вторых, помимо основной — доходной деятельности по транспортировке природного газа, газораспределительные организации обязаны осуществлять снабжение населения сжиженным газом. Ценовая политика государства по сжиженным углеводородам такова, что в настоящее время деятельность ГРО по их реализации является убыточной. Так, например, убытки газораспределительных организаций Свердловской области от реализации сжиженного газа в 2003 г. составили около 71 млн руб. Существующая система компенсации убытков далека от совершенства, в результате субсидий и дотаций из различных бюджетов покрывается обычно не более 40% от реально понесенных убытков по данному виду деятельности.

В-третьих, наличие категорий населения, имеющих льготы по оплате пользования природным и сжиженным газом, приводит к тому, что сумма предоставленных льгот должна оплачиваться за счет бюджетов субъектов РФ и бюджетов муниципальных образований. Эта оплата производится с существенными задержками и не в полном объеме.

В-четвертых, процедура утверждения тарифов производится ежегодно на следующий планируемый год и не может учесть издержки, необходимость в которых возникает у ГРО в ходе текущего года.

В-пятых, помимо регулируемых государством видов деятельности, газораспределительные организации осуществляют так называемую «прочую деятельность», включающую, в первую очередь, услуги по проектированию газовых сетей и услуги по газификации, цены на которые уже диктуются рыночными отношениями. За счет «прочей деятельности» ГРО стремятся профинансировать свои потребности, не предусмотренные регулируемыми тарифами.

Кроме того, особенности функционирования каждой ГРО определяются комплексом следующих факторов:

1. параметрами ГРО (протяженность сетей, объемы реализации, количество потребителей, структура потребителей услуг);
2. соотношением объемов реализации природного и сжиженного газа;
3. уровнем квалификации и опытом работы управленческого персонала;
4. величиной цен и тарифов на газ;
5. климатическими условиями.

Организация бюджетирования в ОАО «Свердловскоблгаз»

Внедрение системы бюджетирования на предприятии ОАО «Свердловскоблгаз» имело организационно-методическую и программно-техническую стороны.

Организационно-методическая сторона включает в себя формализацию бюджетных бизнес-процессов (буквально определяющую, кто за какие процессы отвечает), а также регламентацию бюджетного процесса (формирование финансовой и бюджетной структур, а также регламентов по организации управленческого учета, планирования и финансово-экономического анализа).

Рис.1. Схема информационных баз в ОАО "Свердловскоблгаз"

Организация информационных баз в ОАО "Свердловскоблгаз"

Программно-техническая сторона включает в себя реализацию бюджетного процесса в конкретном программном комплексе автоматизации. Так, система бюджетирования в ОАО «Свердловскоблгаз» работает на базе программного комплекса «Инталев: Корпоративные финансы 2004».

Общая схема программного комплекса, используемого для планово-экономической деятельности предприятия, представлена на рисунке, где:

Программный комплекс по учету объемов газа — учет плановых и фактических данных по реализации газа в натуральных и стоимостных показателях по группам потребителей.

Таблицы MSExcel — планирование отдельных видов деятельности и отдельных бюджетных показателей осуществляется в электронных таблицах MSExcel, после чего данные могут быть автоматически загружены в систему «Инталев: Корпоративные финансы 2004».

Бухгалтерская (учетная) система — учет фактов хозяйственной деятельности предприятия в контексте необходимой управленческой аналитики; выгрузка и преобразование фактических данных в программу планирования осуществляется в соответствии с разработанным регламентом.

«Инталев: Корпоративные финансы 2004» — в программе осуществляется собственно планирование, сводятся для контроля прогнозируемые и фактические данные по всем необходимым сегментам, а также выдаются отчеты для план-фактного анализа деятельности предприятия. Перечень формируемых на предприятии операционных и вспомогательных бюджетов (с выделенной управленческой аналитикой, в соответствии с которой создаются бюджеты) приведен в таблице.

Операционные и вспомогательные бюджеты

Наименование бюджета	Управленческая аналитика	Периодичность формирования
План участка по реализации газа	Виды деятельности, контрагенты	Год/квартал/месяц
Бюджет доходов и расходов производственного участка	Статьи доходов и расходов, виды деятельности, подразделения	Год/квартал
Бюджет реализации сетевого газа	Статьи доходов, контрагенты	Год/квартал/месяц
Бюджет реализации сжиженного газа	Статьи доходов, контрагенты	Год/квартал/месяц
Бюджет расходов на транспортировку газа	Статья расходов	Год/квартал/месяц
Бюджет прямых расходов	Вид деятельности, статьи расходов, подразделения	Год/квартал/месяц
Бюджет по труду и заработной плате	Подразделения	Год/квартал/месяц
Бюджет общепроизводственных расходов	Статьи расходов, подразделения	Год/квартал/месяц
Бюджет общехозяйственных расходов	Статьи расходов, подразделения	Год/квартал/месяц
Бюджет инвестиций: капитальное строительство	Статьи расходов, объект	Год/квартал/месяц
Бюджет по налогам	Статьи расходов	Год/квартал/месяц

Основные задачи, решаемые системой бюджетирования

Среди основных задач, решаемых программой бюджетирования в ОАО «Свердловскоблгаз», можно выделить:

• автоматизацию ведения планирования;
• автоматизацию расчетов тарифов;
• многосценарное планирование;
• план-фактный контроль и анализ.

Автоматизация ведения планирования. Одной из основных функций системы является организация автоматизированного планирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В рамках данной задачи в системе реализованы как функции по автоматизации планирования на основе предполагаемых или фактических данных предыдущих периодов, так и возможность прогнозирования изменения ситуации. Все плановые данные соединены в единый информационный контур, поэтому любые изменения одного из показателей повлекут за собой изменения связанных с ним показателей.

Отдельно необходимо упомянуть о реализации в системе функций по распределению накладных расходов. Бюджетирование позволяет довольно гибко настраивать любые виды распределений как по аналогии с бухгалтерским учетом, так и только для целей управленческого учета и получения более реальной управленческой картины рентабельности конкретных видов деятельности.

Автоматизация расчетов тарифов. Кроме автоматизации планирования финансово-хозяйственной деятельности, существующая система позволяет решать весьма актуальную и трудоемкую для многих ГРО задачу формирования и обоснования экономически оправданных затрат, закладываемых в тарифы на транспортировку сетевого газа. Так, в ОАО «Свердловскоблгаз» этот процесс занимает считанные минуты вместе с автоматическим выводом всех необходимых форм отчетности (6-ГЖ, 6-ГС, 6-П, приложений к расчету тарифов). Для этого в программе автоматизированы функции по созданию отчетных форм и вспомогательных показателей к расчетам тарифов:

• отчетная калькуляция по сжиженному газу — форма №6-ГЖ;
• отчетная калькуляция по сетевому газу — форма №6-ГС;
• расшифровка прочих расходов для 6-ГС;
• отчетная калькуляция по прочей деятельности — форма № 6-П;
• сведения о предоставлении гражданам субсидий на оплату жилья и коммунальных услуг — форма № 22 ЖКХ;
• сведения для расчета тарифов;
• средняя цена газа;
• расчет по поставке газа различным группам потребителей.

Многосценарное планирование. В рамках сценарного планирования в ОАО «Свердловскоблгаз» формируются варианты бюджетов по нескольким сценариям развития событий. Так, в конце отчетного года определяется годовой план на будущий год (с поквартальной детализацией предполагаемых данных), который утверждается бюджетным комитетом. Для оперативных нужд в рамках оперативного сценария формируются бюджеты с шагом планирования 1 мес. Подобная организация плановой деятельности позволяет в рамках годового плана определить основные ориентиры деятельности предприятия, а в оперативном сценарии — фиксировать все изменения и видеть «реальную жизнь».
Кроме этого, предприятие использует несколько сценариев (оптимистический, пессимистический и наиболее вероятный) при прогнозировании объемов реализации сетевого газа в зависимости от ожиданий и величины утвержденных тарифов.

План-фактный контроль и анализ. Для контроля над деятельностью подразделений компании и анализа полученных отклонений в программе имеются гибкие возможности план-фактного анализа по всем необходимым формам отчетности — каждый бюджет можно сравнивать по двум любым сценариям.

Кроме этого, для оценки деятельности подразделений разработаны специальные показатели эффективности. Так, критерии оценки деятельности ГРО по транспортировке природного газа могут быть естественным образом сформированы в результате сравнения плановых, учтенных в утвержденных тарифах показателей с реально достигнутыми. На предприятии используется показатель «внутренний тариф ТЦМД», позволяющий оценивать сравнительную эффективность как планово убыточных, так и прибыльных центров маржинального дохода ГРО. Необходимость оценки эффективности отдельных ТЦМД связана с объективными причинами. Дело в том, что усреднение тарифов в целом по ГРО в результате государственного регулирования доходов неизбежно приводит к убыточности эксплуатации отдельных групп газовых сетей, компенсируемой за счет доходов других участков. Так, например, для «Свердловскоблгаз» планово убыточными являются три из четырех производственных участков. Однако наличие убыточных ТЦМД не означает, что деятельность соответствующих подразделений должна быть прекращена, но контролировать ее эффективность нужно. Собственно говоря, для этого и необходима разработка соответствующих показателей.

Бюджетирование инвестиционной деятельности

Отдельно остановимся на специфике инвестиционной деятельности газораспределительных организаций. Поскольку создание новых или расширение и модернизация старых производств различных отраслей является процессом постоянным и непрерывным, то промышленности объективно необходимо расширение и строительство новых коммуникаций, в том числе систем газоснабжения. Постоянное развитие жилищного и промышленного сектора также требует прокладки новых газопроводов. Поэтому одним из обязательных условий существования и процветания любой газораспределительной организации является как содержание в надлежащем состоянии основных средств, так и постоянное строительство новых газопроводов. Можно сказать, что постоянное расширение охвата газоснабжением является способом существования газораспределительных организаций. В силу сказанного бюджетному управлению строительной деятельностью в организациях газораспределения должно уделяться не меньше внимания, чем собственно бюджетированию транспортировки газа.

В настоящее время в ОАО «Свердловскоблгаз» разработана и внедряется комплексная программа формирования и ведения электронной карты сети газоснабжения природным газом. Данные программы, включающие в себя паспортизацию газопроводов и комплекс гидравлических расчетов, позволят не только повысить точность диагностики и снизить затраты на ремонт (и на эксплуатацию, а также сократить сроки диагностики и ремонта), но и предвидеть «узкие места», более точно планировать будущие затраты на ремонт и модернизацию газопроводов. Они дают возможность прогнозировать, например, нехватку давления на удаленных участках вследствие расширения сети, что, возможно, повлияет на планирование строительства закольцовок или на необходимость переукладки участков газопроводов с использованием труб большего диаметра. Наличие данной программы позволяет просчитывать различные сценарии развития сети на много лет вперед.

В заключение хотелось бы отметить, что на прошедшем в феврале 2005 г. в Москве семинаре по проблемам управления в газораспределительных организациях в качестве примеров удачного бюджетирования в данной отрасли наряду с системой бюджетирования ОАО «СГ-Транс» была упомянута система бюджетного управления ОАО «Свердловскоблгаз». Это подтверждает, что технология бюджетирования для данной отрасли промышленности — явление относительно новое, но вместе с тем весьма перспективное и востребованное, необходимое каждой организации. К этому же выводу пришли участники «круглого стола» в рамках учебного семинара, проведенного ОАО «Свердловскоблгаз» 5 июля 2005 г. совместно с заседанием Экспертного совета по актуальным проблемам экономики и финансов в газоснабжении, где была продемонстрирована система бюджетирования ГРО в действии.