Комплексная автоматизация управления – ОАО «Свердловскоблгаз» внедряет систему ERP-класса

Комплексная автоматизация управления – ОАО «Свердловскоблгаз» внедряет систему ERP-класса

Внимание, откроется в новом окне! Печать

Опубликовано в журнале Справочник экономиста. 2009. №8.

В июне 2008 года в крупной российской газораспределительной организации ОАО «Свердловскоблгаз» (г. Екатеринбург) завершен важный этап внедрения программного продукта «1С: Управление производственным предприятием 8» (в дальнейшем – УПП). Внедрение УПП инициировано руководством ОАО «Свердловскоблгаз» для формирования единой корпоративной информационной системы автоматизации организационно-экономического и производственно-технического управления. В настоящее время новой системе организован бухгалтерский и налоговый учет в соответствии со стандартами российского законодательства, кадровый учет и расчет заработной платы, реализующий принятую на предприятии схему мотивации труда для всех пятисот двадцати сотрудников. Решены основные задачи по планированию и бюджетированию финансовой деятельности предприятия.

Информация об ОАО «Свердловскоблгаз»

ОАО «Свердловскоблгаз» - одна из крупных специализированных газораспределительных организаций страны, выполняющая весь комплекс работ по газификации от проектирования газопроводов до их строительства и эксплуатации. В состав ОАО «Свердловскоблгаз» входят четыре эксплуатационных участка, осуществляющие транспортировку и поставку природного и сжиженного газа конечным потребителям, техническое обслуживание систем газоснабжения в разных районах Свердловской области. Ремонтно-строительные подразделения предприятия и служба электрозащиты газопроводов от коррозии ведут на обслуживаемых территориях строительство новых сетей газоснабжения, выполняют реконструкцию и ремонты существующих сетей.

В зоне обслуживания ОАО «Свердловскоблгаз» находится пять городов, двенадцать поселков городского типа, шестьдесят пять сельских населенных пунктов в десяти городских округах Свердловской области. В настоящее время объемы транспортировки сетевого газа составляют 3 млрд. куб.м. в год, протяженность трубопроводов - около 1,9 тыс. км. ОАО «Свердловскоблгаз» ежегодно строит и вводит в эксплуатацию по различным программам газификации около сотни километров новых газопроводов.

Предпосылки внедрения

До начала внедрения новой системы учет в ОАО "Свердловскоблгаз" был автоматизирован с помощью программных продуктов «1С: Предприятие 7.7» и «Инталев: Корпоративные финансы 2004» [1, 2]. Прежняя схема организации информационных баз предприятия представлена рис. 1. За более чем шесть лет эксплуатации программного комплекса «1С: Предприятие 7.7» сотрудники экономических служб предприятия добились соответствия функций автоматизированной системы собственным нуждам и задачам. Косвенным доказательством этого является то, что с 1999 года Свердловскоблгаз ежегодно признается ОАО «Росгазификация» лучшим газовым хозяйством среди четырехсот аналогичных газораспределительных организаций 87 регионов страны.

Рисунок 1. Организация информационных баз в комплексе 1С Предприятие 7.7 для ОАО "Свердловскоблгаз"

Рисунок 1. Организация информационных баз в комплексе 1С Предприятие 7.7 для ОАО "Свердловскоблгаз"

Однако, руководство предприятия предпочитает постоянно повышать качество управления и управленческой информации, своевременно реагировать на актуальные тенденции ведения бизнеса в России.

Опыт эксплуатации прежней автоматизированной системы, построенной на базе программных продуктов серии 1С:Предприятие 7.7, выявил наряду с неоспоримыми преимуществами автоматизированного учета и бюджетирования и очевидные недостатки объединения в общий контур изолированных программных блоков, когда обмен информацией между ними строго регламентирован по объему, содержанию и периодам. Так, например, фактические данные финансово-хозяйственной деятельности имело смысл выгружать в программу бюджетирования «Инталев Корпоративные финансы 2004» только после того, как бухгалтерия предприятия окончательно завершит все операции по прошедшему месяцу в бухгалтерской программе (как правило, не раньше середины следующего месяца). При этом было затруднено проведение предварительного план-фактного анализа, поскольку процедура обмена информацией между блоками достаточно трудоемка для ежедневного ее проведения. С 2008г. с переходом на квартальную отчетность по НДС появилась тенденция к снижению оперативности получения окончательной фактической информации, и, соответственно, оперативности план-фактного анализа.

Автономная работа каждой из подсистем при периодическом обмене информацией часто приводила к череде несоответствий, когда данные с одними и теми же аналитическими признаками в разных блоках отличались друг от друга по причине автономных корректировок в какой-либо одной программе.

За время эксплуатации автоматизированной системы у специалистов предприятия появилось естественное желание расширить функционал автоматизированного учета, например, включить в контур системы функции управления взаиморасчетами с контрагентами, управления запасами, денежными средствами, закупками материалов и услуг и т.д. Дальнейшая автоматизация учета в рамках использованной прежде идеологии более не представлялась единственно верным решением.

Кроме того, развитие продуктов «1С» в последние годы ориентировано на комплекс программных средств «1С:Предприятие 8», что предопределило бы перевод всех используемых программ «1С:Предприятие 7.7» на новую платформу.
И, наконец, в последние годы в России уделяется все больше внимания внедрению международных стандартов финансовой отчетности (МСФО). По результатам исследования, проведенного компанией Romir, около 16% российских компаний используют МСФО, а около 2/3 опрошенных организаций считают МСФО полезным. Как указывается в фундаментальном труде по стоимостно-ориентированному контроллингу, «внедрение управления, ориентированного на стоимость, должно проходить во всех подсистемах системы планирования и контроля предприятия - целевого, стратегического, оперативного и общефирменного финансово-экономического планирования. При этом планирование и контроль, как ориентированные на прошлое и будущее инструменты управления, должны разрабатываться на базе международных стандартов финансовой отчетности» [3].

Все вышеизложенное предопределило решение руководства ОАО «Свердловскоблгаз» о внедрении единой корпоративной информационной системы автоматизации организационно-экономического и производственно-технического управления.

Требования к новой системе

Осмысление опыта эксплуатации комплекса программных средств (рис.1) и желание существенно расширить функции автоматизированного управления позволили сформулировать ряд обязательных требований к новой системе:

  • комплексность – должна обеспечивать возможность автоматизации большинства бизнес-процессов экономической деятельности предприятия, объединяя в единой системе бухучет, кадровый учет, расчет зарплаты, бюджетирование, МСФО и т.д.;
  • модульность - возможность последовательного внедрения отдельных подсистем и модулей;
  • общая база данных – для каждой из подсистем обеспечивается доступ к требуемой части общей информации без дублирования и дополнительных операций по выгрузке-загрузке данных;
  • одинаковая идеология организации интерфейса для всех подсистем;
  • ориентированность как на российские, так и на международные стандарты финансовой отчетности;
  • возможность проведения анализа деятельности в рамках учетных подсистем;
  • наличие механизмов анализа, планирования и прогнозирования по различным сценариям в блоках планирования и бюджетирования;
  • минимальная сложность перехода на новую систему, методическая преемственность решений.

Анализ программных продуктов, представленных на отечественном рынке, показал, что имеется ограниченное число продуктов, отвечающих всем указанным требованиям. Выбор был сделан в пользу программного комплекса УПП. Переход на новую систему связан не просто со сменой номера платформы с «семерки» на «восьмерку», а с изменением отдельных бизнес-процессов, способов отражения операций, с повышением требований к оформлению документов, полноте отражения информации. Поэтому было принято решение автоматизировать в первую очередь кадровый учет, расчет заработной платы, бухгалтерский и налоговый учет, а также настроить бюджетирование. К внедрению учета по МСФО можно будет приступать после обкатки системы и освоения пользователями модулей первой очереди (по предварительным расчетам - примерно после года эксплуатации).

Основные этапы внедрения первой очереди

Работа по переходу на УПП началась в конце 2007 года. В связи с тем, что данный программный комплекс является сложным продуктом, процесс внедрения было решено осуществлять с привлечением сторонних консультантов - партнеров фирмы «1С», имеющих опыт внедрения таких систем. В качестве исполнителя была приглашена аудиторская фирма «Экономикс бюро», имеющая квалифицированных специалистов, которые успешно осуществили в 2003-м году постановку системы бюджетного управления для ОАО "Свердловскоблгаз".
Процесс внедрения УПП был разбит на ряд основных этапов:

  • Разработка и техническое проектирование изменений в типовой конфигурации УПП;
  • Настройка основных классификаторов и перенос остатков;
  • Обучение пользователей работе в новой системе;
  • Настройка подсистемы расчета заработной платы;
  • Настройка подсистемы бухгалтерского и налогового учета;
  • Настройка подсистемы планирования и бюджетирования.

При разработке плана внедрения участниками проекта был выбран метод быстрого старта, исключающий период параллельной работы пользователей в новой и старой системах. Запуск первой очереди в эксплуатацию состоялся 10 января 2008 года. Эта дата была назначена не случайно – необходимо было рассчитать зарплату за январь 2008-го г., а до 30 апреля средствами новой программы подготовить регламентированную отчетность за первый квартал.

Разработка и техническое проектирование изменений в типовой конфигурации

При разработке задания по техническому проектированию системы консультанты максимально использовали типовые возможности комплекса УПП. Проведенное обследование объекта автоматизации показало необходимость доработки следующих блоков:

  • учет договорных взаимоотношений;
  • учет безвозмездно полученных ОС;
  • учет ценных бумаг;
  • учет бланков строгой отчетности;
  • формирование резервов по сомнительным долгам и резервов по оплате труда;
  • расчет себестоимости выпуска.

Большая часть схем ведения учета была реализована с помощью типовых средств, а возможности платформы «1С:Предприятие 8.1» позволили быстро, не нарушая общей логики типовой конфигурации, добавить документы, отражающие уникальные для предприятия учетные процессы. В результате общий объем изменений в типовой конфигурации не превысил 1% от объема программы. 

Настройка основных классификаторов и перенос остатков

Перенос информации из прежней автоматизированной системы в новую всегда связан со значительными объемами работ консультантов и служб предприятия. Необходимо было организовать выгрузку данных, согласовать их по составу и формату электронного представления, обеспечив при этом полноту информации и не потеряв ни одной цифры. В течение двух месяцев исполнители совместно со службой АСУ предприятия решали данную задачу. Больше всего времени занял перенос остатков по заработной плате и начислений за прошлый 2007 год (для корректного расчета среднего заработка). Также трудоемким оказался перенос остатков по основным средствам, взаиморасчетам с контрагентами и связанными с ними остатками НДС. Тем не менее, данное мероприятие успешно проведено, причем вручную была занесена информация не более чем из десятка документов.

Для корректного переноса в справочники новой системы существенному преобразованию был подвергнут ряд ключевых классификаторов, использовавшихся в старом комплексе программных средств. В частности, в справочнике «Номенклатура», базовом справочнике УПП, объединены данные, содержащиеся прежде в ряде разнородных справочников (материалов, реализуемой продукции, товаров, услуг и др.). Кроме того, при переносе справочников были произведены операции по избавлению от лишних элементов, накопленных в результате прежней эксплуатации комплекса, т.к. переход на новую систему – лучшее время для подобных преобразований и оптимизаций.

Обучение пользователей

В связи с тем, что УПП обладает большим набором функциональных возможностей, а отражение многих хозяйственных операций существенно отличается от прежней версии программы, было уделено повышенное внимание обучению пользователей. Проведение учебы до внедрения системы в эксплуатацию позволило на порядок снизить количество ошибок при вводе документов в программу. Также большим подспорьем стало активное взаимодействие специалистов АФ «Экономикс бюро» с отделом АСУ предприятия, взявшим на себя существенную часть работы по консультированию пользователей.

Настройка подсистемы расчета заработной платы

С целью дополнительной отладки процедур, реализованных в подсистеме, участники проекта решили выполнить расчет заработной платы за январь 2008 года параллельно в старой программе 1С 7.7 и в новой (УПП), чтобы сравнить результаты и устранить возможные несоответствия в алгоритмах расчета. Как оказалось, это было не лишено смысла, поскольку механизм расчета среднего заработка для расчета больничных и отпусков в новой программе дал не совсем верные результаты. Потребовалась дополнительная настройка расчетного блока УПП, а с февраля месяца расчет зарплаты осуществлялся уже только в новой программе.

Настройка подсистемы бухгалтерского и налогового учета

В связи с быстрым запуском системы участниками проекта в первую очередь было уделено внимание наиболее важным для предприятия областям учета – движению денежных средств, управлению закупками и управлению продажами. В частности, в разделе движения денежных средств доработаны обмен с клиент-банком и возможности перечисления зарплаты на карточные счета сотрудников.

Одной из сложных задач при внедрении бухгалтерского и налогового учета в УПП является настройка блока расчета себестоимости выпуска продукции. Система работает по довольно жестким алгоритмам, предъявляя определенные требования к полноте информации о затратах в необходимых аналитических разрезах. Следует отметить, что расчет себестоимости в УПП в большей степени ориентирован на предприятия, производящие материальную продукцию. Деятельность ОАО «Свердловскоблгаз» заключается, главным образом, в оказании услуг, что вызвало необходимость формирования специфической технологии использования стандартного блока расчета себестоимости в УПП. Кроме того, на предприятии используется довольно сложная схема распределения накладных расходов, удовлетворяющая методическим указаниям ФСТ РФ (Федеральной службы по тарифам РФ) для регулируемых видов деятельности (транспортировка природного газа, реализация сжиженного газа населению), учитывающая специфику организационно-территориальной структуры предприятия и видов прочей деятельности. Для общехозяйственных расходов в качестве базы распределения затрат применяется объем выручки по видам услуг без учета стоимости газа, реализуемого по договорам поставки. Из этой базы вычитается стоимость услуг субподрядных организаций, привлекаемых предприятием при выполнении им функций генерального подрядчика при строительстве сетей газоснабжения за счет средств сторонних организаций, областного бюджета или бюджетов муниципальных образований. Для общепроизводственных расходов каждого из четырех эксплуатационных участков используются отдельные базы распределения. Все это было учтено исполнителями с помощью некоторых изменений типовой логики работы программы.

Настройка подсистемы планирования и бюджетирования

Система планирования и бюджетирования занимает заметное положение в деятельности газораспределительных организаций. Это связано с ценовым регулированием на транспортировку природного газа, осуществляемым для субъектов естественных монополий посредством установления тарифов, обеспечивающих возмещение газораспределительной организации экономически оправданных расходов и получение обоснованной нормы прибыли. Структура доходов и расходов регламентируется методическими указаниями ФСТ РФ. [4. 5]. Независимо от уровня автоматизации планирования и учета в организации экономические службы каждой ГРО практически в непрерывном режиме представляют в местные и федеральные органы регулирования отчеты о доходах и расходах за предыдущие периоды деятельности и планы на предстоящие периоды. Прежняя система бюджетирования [1, 2], действовавшая в ОАО «Свердловскоблгаз», была построена на базе программного комплекса «Инталев: Корпоративные финансы 2004» и использовалась, в основном, для управления доходами и расходами предприятия.

При внедрении УПП было решено на первом этапе максимально учесть положительный опыт эксплуатации и перенести функции прежней системы бюджетирования в новую комплексную информационную систему. При этом в полной мере были использованы преимущества УПП. Так, разработка бюджета продаж изначально была реализована с применением штатных средств подсистемы планирования для автоматизированного формирования плана продаж на основе фактических и плановых данных прошлых периодов. Подсистема бюджетирования при этом использует данные из сформированных планов.

В качестве центров финансовой ответственности (ЦФО) выступили подразделения предприятия, а необходимые бюджеты были построены на основании иерархически сгруппированных «статей оборотов по бюджетам» - основных «кирпичиков» системы бюджетирования в УПП. Для распределения плановых накладных расходов были использованы механизмы «расчетов по моделям бюджетирования», позволяющие гибко настраивать любые алгоритмы распределения как по аналогии с бухгалтерским учетом, так и только для целей управленческого учета.

Реализация системы бюджетирования в единой информационной системе позволила упростить и ускорить процедуры по отражению в бюджетировании фактических данных и повысить оперативность план-фактного анализа деятельности.

В настоящее время УПП позволяет составлять бюджеты с учетом различных сценариев будущего финансового состояния, проводить многомерный план-фактный анализ в разрезе центров финансовой ответственности, статей оборотов, номенклатуры оказываемых предприятием услуг, сравнивать одновременно плановые и фактические данные нескольких периодов.

Подсистема бюджетирования не только обеспечивает формирование традиционных БДР (бюджета доходов и расходов) и БДДС (бюджета движения денежных средств), но и решает весьма актуальную и трудоемкую для многих газораспределительных организаций задачу формирования отраслевых отчетных форм и проектов обоснований экономически оправданных затрат, закладываемых в тарифы (отчетные формы 6-ГС, 6-ГЖ, 6-П и т.п.).

Кроме того, параллельно решается некоторая контрольная функция – сотрудники планово-экономического отдела в процессе план-фактного анализа периодически обнаруживают неточности в отражении бухгалтерских данных и своевременно извещают об этом бухгалтерскую службу для проведения необходимых корректирующих действий.

Основные организационные и программные проблемы

Нельзя сказать, что процесс внедрения новой системы на предприятии прошел абсолютно гладко. При внедрении КИС (комплексной информационной системы) всегда возникают разного рода проблемные ситуации, связанные как с человеческим фактором, так и собственно с работой системы. Основные проблемы, с преодолением которых пришлось столкнуться исполнителям, систематизированы в табл.1.

Таблица 1 Основные организационные и программные проблемы при внедрении системы УПП в ОАО «Свердловскоблгаз»

Проблема

Описание

Способ решения

1

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ

1.1

Необходимость реорганизации (оптимизации) отдельных бизнес-процессов предприятия

Внедрение КИС вызывает изменения бизнес-процессов на предприятии, реорганизацию системы документооборота; возрастают требования по полноте и оперативности отражения хозяйственных операций.

Утверждение графика документооборота, пересмотр учетной политики предприятия на предмет рациональности выбранных способов учета, дополнение учетной политики описанием сложных вопросов учета.

1.2

Сложность обеспечения согласованной работы сотрудников разных отделов в единой информационной системе

Ведение учета в единой системе требует обеспечить согласованную работу всех сотрудников экономических служб предприятия – это относится как к формированию общих классификаторов, так и собственно к заведению документов. Требуется появление на предприятии сотрудников, хорошо представляющих общую концепцию работы программы в целом (а не только отдельных блоков) и способных решать конфликтные ситуации при взаимодействии смежных подсистем.

Обучение персонала, выделение ответственных лиц, контролирующих и увязывающих между собой отдельные блоки ведения учета.

2

ПРОГРАММНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

2.1

Сложность освоения алгоритма расчета себестоимости выпуска

Сложность расчета себестоимости связана, в основном, с корректностью отражения затрат и выпуска продукции по необходимым аналитическим разрезам.

Обучение персонала и подготовка инструкций по расчету себестоимости выпуска в программе

2.2

Сложность механизмов корректировки неверно занесенных данных в закрытые периоды

Сложность связана скорее не с программной реализацией, а с требованиями бухгалтерского и налогового законодательства, например, в бухучете корректировки проводят в периоде обнаружения ошибки, а в налоговом учете – в периоде совершения ошибки, отдельные вопросы связаны с корректировками НДС.

Подготовка инструкций по типовым случаям внесения корректировок.

В результате с возникающими проблемами удалось справиться благодаря тщательному планированию и последовательному исполнению запланированных действий, тесному взаимодействию сотрудников отдела АСУ и сторонних консультантов, а также всесторонней поддержке руководства Предприятия.

Первые итоги и дальнейшие планы развития системы предприятия

Рисунок 2 Схема – общая концепция системы УПП (Источник – фирма 1С)

Рисунок 2 Схема – общая концепция системы УПП (Источник – фирма 1С).

На сегодняшний день система УПП (рис.2) объединяет деятельность сотрудников всех экономических служб предприятия и его участков. В системе полностью реализованы функции прежних программ, а привнесенные новые функциональные возможности углубляют детализацию и повышают качество информации. Например, бюджетирование в системе УПП позволило проводить план-фактный анализ по всем желаемым разрезам (для расчетов тарифов, для подготовки бюджетов для собственников), а развитые возможности подсистем продаж, закупок, управления денежными средствами – локальный детализированный анализ каждой подсистемы учета.

Своевременность и необходимость внедрения комплексной информационной системы на предприятии показали себя в период кризисной ситуации в стране и в мире. Во время внедрения новой системы произошло некоторое перераспределение функций между сотрудниками и был оптимизирован ряд бизнес-процессов. В целом, повысился оперативный контроль за дебиторской задолженностью, ужесточился анализ затрат, особенно связанных с непроизводственной сферой. Регулярное планирование и отслеживание финансов оказывает неоценимую помощь при оценке качества обеспечения производства материалами, анализе возможности выплаты заработной платы и определении сроков расчета с поставщиками и кредиторами в период систематических неплатежей, когда кредиты становятся безумно дорогими.

Как было отмечено выше, основное внимание консультантов и специалистов предприятия в процессе внедрения первой очереди УПП уделялось тем функциям, которые уже были автоматизированы в рамках старой системы. При этом смежные подсистемы, такие как «Управление закупками», «Управление персоналом» задействованы лишь в той мере, которая позволяет нормально функционировать первоочередным блокам УПП. Возможности нового программного комплекса, являющегося, по сути, системой ERP-класса, позволяют в дальнейшем значительно повысить уровень автоматизации управленческих и учетных процессов на предприятии. Хотя направление дальнейшего развития УПП должно окончательно определиться после получения некоторого опыта эксплуатации, уже сегодня можно выделить такие перспективные задачи:

  • развитие подсистемы управления основными средствами и планирования планово-предупредительных ремонтов,
  • реализация учета и отчетности по стандартам МСФО;
  • совершенствование системы мониторинга и анализа показателей деятельности предприятия.

Список литературы:

  1. Казанцев К.А., Пермяков В.Г. Внедрение системы бюджетного управления на примере предприятия ОАО «Свердловскоблгаз» // Справочник экономиста. 2005. №5.
  2. Казанцев К.А., Пермяков В.Г., Пермяков Г.В., Бюджетирование в ОАО "Свердловскоблгаз": год эффективной работы//Газ России. -2005.- №4
  3. Хан Д., Хунгенберг Х. ПиК. Стоимостно-ориентированные концепции контроллинга: Пер. с нем./Под ред. Л.Г. Головача, М.Л.Лукашевича и др. – М.: Финансы и статистика. 2005. – 928с.
  4. Приказ ФСТ РФ от 15.07.2007 N 129-э/2 "Об утверждении методических указаний по регулированию розничных цен на сжиженный газ, реализуемый населению для бытовых нужд"
  5. Приказ ФСТ РФ от 17.09.2008 N 172-э/4 "Об утверждении методических указаний по регулированию тарифов на услуги по транспортировке газа по газораспределительным сетям"