Оптимизация затрат на трудовые ресурсы в условиях финансовой нестабильности в «1С: Зарплата и управление персоналом 8»

Добавил(а) Казанцев К.А., Казанцев А.П.

Опубликовано в журнале "Налоговый навигатор". 2009. №24

В связи с непростыми финансово-экономическими условиями в стране и в мире многие предприятия вынуждены принимать меры по сокращению производственных издержек. Заработная плата сотрудников предприятия обычно занимает существенную долю в общей структуре затрат предприятия. Поэтому многие предприятия проводят мероприятия по оптимизации затрат на персонал. Но преследуя, в первую очередь свои экономические интересы, организации должны не забывать о социальной ответственности перед обществом, а также неукоснительно соблюдать требования трудового и налогового законодательства. Ведь несоблюдение последних может обернуться для предприятий значительным отвлечением ресурсов на судебные и внесудебные разбирательства с сотрудниками, а также пристальным вниманием со стороны контролирующих органов. О том, каким образом отражаются мероприятия по оптимизации затрат на персонал в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8» идет речь в настоящей статье.

Мероприятия по оптимизации затрат на персонал

Изменения условий труда и способов оплаты регламентируется Трудовым Кодексом РФ. В табл. 1 авторами систематизированы основные возможные способы сокращения издержек на персонал в соответствии с действующим законодательством.

Таблица 1 Мероприятия по оптимизации затрат на персонал в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8»

Неполное рабочее время

В соответствии со ст.74 ТК РФ в случае, когда причины, связанные с изменением организационных и технологических условий труда, могут повлечь за собой массовое увольнение сотрудников, работодатель вправе установить режим неполного рабочего времени на срок до шести месяцев. При этом работодатель должен предупредить работника в письменной форме заранее – за два месяца до смены режима. В случае несогласия работника ему должна быть предложена любая другая имеющаяся на предприятии работа. Если работник на нее не согласится или никакой другой работы на предприятии нет, то трудовой договор с работником расторгается.

Неполное рабочее время – это вид рабочего времени, который предполагает:

• неполный рабочий день (уменьшается продолжительность ежедневной работы);
• неполную рабочую неделю (уменьшается количество рабочих дней в неделю);
• одновременное сокращение продолжительности рабочего дня и рабочей недели.

Оплата труда работника при режиме неполного рабочего времени производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

Рисунок 1 Настройка графика работы для неполного рабочего времени

Для того, чтобы оформить перевод сотрудников на режим неполного рабочего времени в системе «1С Зарплата и управление персоналом 8» необходимо:

• Во-первых, создать новые графики работы (рис.1). В графике необходимо установить следующие реквизиты, отличающие его от «обычного» графика работы:
• флаг «Неполное рабочее время» и выбрать соответствующий вид сокращенного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенное рабочее время);
• установить, что способ расчета нормы рабочего времени «рассчитывается по указанному графику», при этом в качестве графика должен быть выбран основной график работы сотрудника до начала действия приказа об изменениях условий труда;

График нужно заполнить по данным производственного календаря на текущий год и записать.

• Во-вторых, оформить перевод сотрудника на новый график работы документом «Кадровое перемещение», при этом нужно выбрать для сотрудника новый сокращенный график работы (рис.2). Дальнейшее начисление заработной платы отражается, как обычно, документом «Начисление заработной платы сотрудникам организации».

Рисунок 2 Кадровое перемещение для перевода сотрудника на новый график работы

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуска без сохранения заработной платы предусмотрены ст.128 ТК РФ. Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются работникам только при выполнении двух условий одновременно:

• по письменному заявлению работника (при этом работодатель не вправе принудительно заставлять работника написать такое заявление);
• по уважительной причине (причина должна быть уважительной именно для сотрудника).

Если работодатель заставляет работника написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы в связи с причинами, которые сам работодатель рассматривает как уважительные, например, сокращение объемов производства, желание снизить затраты на оплату труда, то это будет являться нарушением ст.128 ТК РФ.

Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон может быть предоставлен на любое время. Работник, получивший отпуск без сохранения заработной платы вправе от него отказаться и вернуться к исполнению своих трудовых обязанностей, письменно известив работодателя.

В «1С Зарплата и управление персоналом 8» для отражения в учете отпуска без сохранения заработной платы предназначен документ «Невыходы в организациях» (рис.3). В документе необходимо указать сотрудника, причину невыхода – «отпуск за свой счет», установить дату начала и окончания невыходы, для автоматического расчета пропущенных дней и сторнируемых сумм предназначена кнопка «Рассчитать».

Рисунок 3 Регистрация отпуска за свой счет документом "Невыходы в организациях"

Простой

В случае, если работодатель не имеет возможности обеспечить своих сотрудников работой, то они могут быть освобождены от выполнения своих трудовых обязанностей.

В соответствии со ст.157 ТК РФ оплата простоя (временной приостановки работы) зависит от вины сторон:

• По вине работодателя простой оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника;
• Простой по вине работника не оплачивается;

• Простой по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки (оклада), пропорционально времени простоя.

В «1С Зарплата и управление персоналом 8» для отражения в учете простоев предназначен документ «Регистрация простоев работников организаций» (рис.4). В данном документе необходимо выбрать работника, месяц начисления, указать период простоя, вид простоя (по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя). При этом следует иметь в виду, что простой в связи со сложной финансово-экономической ситуацией предприятия не может рассматриваться как простой по независящим от сторон причинам.

Рисунок 4 Документ "Регистрация простоев работников организации"

Увольнение и сокращение штата и численности работников

Наиболее радикальной мерой, на которую вынуждены идти предприятия в условиях финансового кризиса, это сокращение численности сотрудников. Осуществить эту процедуру можно двумя способами:

• увольнением по согласованию сторон (ст. 78 ТК РФ);

• путем сокращения численности или штата (п.2 ст.81 ТК РФ).

Сокращение численности означает уменьшение количества штатных единиц для конкретной должности, а сокращение штата представляет собой отказ от отдельных должностей в штатном расписании.

За два месяца до предстоящего увольнения необходимо письменно под роспись уведомить работника, причем двухмесячный срок исчисляется с того момента, когда работник подписал соответствующее уведомление. В уведомлении также необходимо предложить работники все имеющиеся свободные на предприятии вакансии как по его специальности, так и по нижеоплачиваемым должностям.

В «1С Зарплата и управление персоналом 8» для увольнения сотрудника необходимо:

1. В кадровом учете оформить документ «Увольнение из организаций», в котором установить:
   • увольняемого сотрудника;
   • дата увольнения, статья трудового кодекса и основание увольнения;
   • нужно ли «прекращать» действие стандартных налоговых вычетов;
   • выбрать порядок расчета компенсации или удержания за отпуск.


Рисунок 5 Документ "Увольнение из организации"

2. Для отражения в учете всех необходимых компенсаций при увольнении предназначен документ «Расчет при увольнении сотрудника организации» (рис.6). В документе предусмотрена возможность начисления следующих предусмотренных законодательством компенсационных выплат:

   • Выходное пособие;
   • Компенсация за неиспользованный (удержание за неотработанный) отпуск;
   • Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства.

   В соответствующих полях документа указываются:

   • месяц начисления (в расчетном листке какого месяца будет отражено начисление);
   • увольняемый сотрудник;
   • приказ об увольнении сотрудника и дата увольнения;
   • количество дней (часов) компенсаций.

   По кнопке «Рассчитать» производится расчет среднего заработка и необходимых начислений, результаты расчета при необходимости могут быть выведены на печать.

   

   Рисунок 6 Документ "Расчет при увольнении сотрудника организаций"

3. Расчет «плановых» начислений текущего месяца для увольняемого сотрудника производится как обычно, документом «Начисление заработной платы сотрудникам организации».

Подводя итоги, авторы еще раз обращают внимание, что только неукоснительное соблюдение Трудового Кодекса позволяет предприятиям избежать непростых трудовых споров и в то же время гибко реагировать на изменения условий внешней среды.