Учет отработанного времени в программе «1С Зарплата и управление персоналом 8»

Добавил(а) Казанцев К.А., Казанцев А.П.

Опубликовано в журнале "Налоговый навигатор". 2010. №2

Учет рабочего времени в системе "1С Зарплата и управление персоналом 8" ведется по методу отклонения: все рабочее время сотрудника предприятия считается отработанным, если для него не введены отклонения от планового режима работы. На практике такая система может вызвать определенные неудобства в случаях, когда режимы работы предприятия слабо подвергаются алгоритмизации и производственные планы зависят, например, от заказов покупателей или от каких-либо других внешних или внутренних воздействий. В статье авторами будут подробно рассмотрены основные механизмы "1С Зарплата и управление персоналом 8", позволяющие организовать наиболее эффективный учет отработанного времени в различных ситуациях.

Графики работы

Действующим трудовым законодательство определено, что при устройстве на работу работник должен быть ознакомлен с условиями предстоящей работы. Одним из таких условий является режим рабочего времени, который, в соответствии со ст. 100 ТК РФ, должен предусматривать:

• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе, число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

В системе "1С Зарплата и управление персоналом 8" режим рабочего времени определяется справочником "Графики работы". В этом справочнике задаются все указанные выше особенности режима работы, а также дополнительные сведения, которые впоследствии могут быть использованы для расчета начислений (например, в графике указывается время начала вечерних и ночных часов, это сведения используются для расчета сумм надбавок на работу в вечернее и ночное время).

Настройка графика для пятидневной и шестидневной недели оформляется довольно просто - в графике обычно достаточно указать расписание работы по дням недели. В последних версиях программы "1С Зарплата и управление персоналом 8" реализована новая форма редактирования справочника "Графика работы" через специальный "Помощник заполнения графика", облегчающий работу с графиками, например, заполнением графиков по заранее подготовленному шаблону (рис.1).

Для сменного графика схема составления расписания несколько сложнее - в отдельном справочнике "Смены" описываются все смены работы предприятия, для каждой смены указывается время начала и окончания работы и время перерывов, а затем из этих смен составляется расписание работы. При этом вместо дней недели, которые для сменного графика работы (с плавающими выходными днями) смысла не имеют, используется просто порядковый номер дня в расписании.

Рисунок 1 Помощник заполнения графика работы

Назначение и изменение режима работы сотруднику

График работы назначается сотруднику при приеме на работу, в документе "Прием на работу в организацию". При назначении работнику графика работы в программе нужно указывать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

Таким образом, расписание работы, определенное для работника в момент приема на работу и при отсутствии каких-либо кадровых изменений может не меняться вплоть до увольнения сотрудника. Это очень удобно для служащих, работающих преимущественно на пятидневке. Однако говоря о сменном режиме работы, на практике довольно редко получается указать работнику расписание, которому он бы неукоснительно следовал продолжительное время. При этом речь не идет о нарушении графика работы в связи с отпуском или болезнью. Очень часто изменяющиеся производственные процессы, дефицит или избыток ресурсов, тот же самый кризис производства, может стать причиной перераспределения рабочего времени сотрудника.

Самый простой для регистрации в информационной системе случай изменения кадрового расписания - это перевод работника на другой постоянный режим работы. Например, в связи переходом с непрерывного производства на работу только в дневную смену, рабочее время всех сотрудников должно быть перераспределено. Факт подобного изменения расписания оформляется в системе "1С Зарплата и управление персоналом 8" документом "Кадровое перемещение работников организации", как и любое другое изменение условий труда.

Гораздо сложнее обработать в информационной системе ситуацию, когда графики работы меняются часто, или когда расписание работы сотрудника не представляет собой заранее определенный цикл смен.

Индивидуальные графики работы

Для регистрации нестандартных графиков работы или тогда, когда условия работы предполагают, что использовать график является нерациональным, например, при работе с ненормированным рабочим временем, в системе "1С Зарплата и управление персоналом 8" используют так называемые индивидуальные графики работы. Документ "Ввод индивидуальных графиков работы организации" во многом аналогичен привычному табелю, однако он предназначен для регистрации информации о планируемом режиме работника на период. Соответственно в этом документе, в отличие от табеля, не регистрируются периоды болезней, командировок и прочих неявок, т.к. на момент ввода индивидуальных графиков информации о них может не быть. В первую очередь, ввод индивидуальных графиков отражает те же сведения, что и раздел Календарь в графике работы, а именно количество дневных, вечерних и ночных часов рабочего времени для каждого работника и всех дней месяца (рис.2). Фактически документ служит для того, чтобы при частой смене графиков избежать необходимости создавать множество кадровых приказов об изменениях.

Рисунок 2 Документ "Ввод индивидуальных графиков работы организации"

Документ работает в двух режимах: ввод времени по каждому дню периода и сводный ввод времени в целом за период. Первый режим работы документа с точки зрения механизмов программы полностью аналогичен кадровому приказу на изменение графика работы предприятия и позволяет ввести на следующий месяц предполагаемое количество дневных, вечерних и ночных часов в разрезе каждого рабочего дня.

При сводном режиме работы ввода данных для каждого работника указывается количество отработанных дней и часов за месяц в целом, в том числе ночных и вечерних. Конечно такой способ ввода проще, чем с разбивкой по дням, однако он может осложнить другую работу, например, с расчетом оплаты неявок. Так, если для работника заведен сводный индивидуальный график, программа не может автоматически рассчитать количество оплачиваемых дней и часов неявки, и соответственно, не сможет определить размер оплаты неявки. В этом случае сумму оплаты и время неявки придется рассчитывать вручную. Кроме этого, могут возникнуть сложности при расчете заработной платы, когда система не сможет определить периоды вытеснения, если в расчетной периоде для работника были зарегистрированы неявки, и, соответственно, не учтены введенные ранее данные о неотработанном времени.

Внимание! На одного работника может быть введен только один документ "Ввод индивидуальных графиков работы организации" в течение расчетного периода.

Табели учета рабочего времени

Документ "Табель учета рабочего времени" предназначен для того, чтобы перед расчетом заработной платы ввести или откорректировать данные об отклонениях, введенных в течение расчетного периода. Документ позволяет указывать данные о затратах рабочего времени в соответствии с системой условных обозначений, задаваемых в классификаторе использования рабочего времени (табл.1).

Таблица 1 Условные обозначения учета использования рабочего времени в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Данные в документ "Табель учета рабочего времени" могут быть введены сводно или по дням периода. Если данные заводятся сводно, то для каждого вида рабочего времени можно отобразить колонку, в которой указывается количество дней и часов неявки. Настройка состава колонок производится по кнопке "Изменить состав колонок", одновременно можно установить не более шести видов времени.

Внимание! При использовании сводного способа ввода времени в табель необходимо иметь в виду, что при вводе времени неявок время явки автоматически не уменьшается. Например, если для работника ввести информацию о недельном простое, но не уменьшить количество дней явки, то зарплата работнику будет рассчитана исходы из данных о полностью отработанном месяце.

Документ может быть заполнен автоматически данными о рабочем времени сотрудника, при этом в табличной части будут отражены все рабочие дни работника в соответствии с введенным ранее индивидуальным графиком работы, а если индивидуальный график не составлялся - в соответствии с графиком работы, а также все отклонения от графика работы (неявки, работа в выходные и т.п.), сведения о которых уже были введены в систему отдельными документами.

Внимание! Следует отметить, что оформлять и проводить документы "Табель учета рабочего времени" нужно после ввода всех документов-отклонений за месяц, непосредственно перед начислением заработной платы, в противном случае учет рабочего времени будет нарушен.

При редактировании табеля со способом ввода времени по дням периода, расчетчику зарплаты необходимо завести для каждого рабочего дня обозначение рабочего времени с указанием количества часов этого времени. Если в один день необходимо завести несколько видов использования рабочего времени, то можно ввести несколько буквенных обозначений с отработанными часами, например, "Я 4, Н 4".

Внимание! Нужно иметь в виду, что, несмотря на возможность редактирования отработанного времени и неявок с помощью табеля, расчет сумм оплаты неявок и размеров дополнительных начислений ведется специальными первичными документами системы. Например, если в табеле отразить ввод информации о недельном простое по вине работодателя, это не обеспечит автоматического расчета простоя в размере не менее 2/3 средней заработной платы сотрудника, т.к. эта информация должны быть занесена в документ "Регистрация простоев сотрудников организации". Информация о неявках, введенная в табель, будет влиять только на расчет оплаты отработанного времени.

В табеле есть возможность отражения видов времени, классифицируемых как отработанное время сверх норы - сверхурочные часы и время работы в праздники. Необходимо обратить внимание, что без оформления соответствующих первичных документов оплата за подобные переработки в системе не регистрируется, даже если информация о времени переработок заведена в документе "Табель учета рабочего времени". Это объясняется тем, что переработки оплачиваются отдельно от основного заработка, и их наличие, в отличие от неявок, не оказывает никакого влияния на расчет.

Вследствие вышеуказанной особенности, при выводе на печать из документа формы Т-13, сведения об отработанных сверхурочных часах или работе в выходные и праздничные дни не отразятся до тех пор, пока в систему не будут занесены документы "Оплата сверхурочных часов" или "Оплата праздничных и выходных дней". Следует помнить, что при печати формы табеля Т-13, печатный документ заполняется данными об отработанном времени и неявках сотрудников по итогам всех введенных ранее первичных документов и документов-отклонений, а не только данных документа "Табель учета рабочего времени". Также следует помнить, что форма Т-13 может быть распечатана из документа только при вводе времени по дням периода, из документа введенного "сводно" форму табеля Т-13 распечатать нельзя.

Итак, в настоящей публикации авторами показаны основные возможности настройки "нестандартных" графиков работы, однако, использовать эти механизмы системы следует внимательно и рассудительно, поскольку регистрация разными видами документов одних и тех же событий может привести к искажению учета рабочего времени.