Подготовка отчетности по персонифицированному учету в «1С Зарплата и управление персоналом 8»

Подготовка отчетности по персонифицированному учету в «1С Зарплата и управление персоналом 8»

Внимание, откроется в новом окне! Печать

(Изменения в подготовке отчетности с 2010 г. опубликованы в статье "Отражение изменений 2010 года при подготовке данных персонифицированного учета в «1С: Зарплата и управление персоналом 8»")

Опубликовано в журнале "Налоговый навигатор". 2010. №3

Сведения о работниках, их страховом стаже и заработной плате передаются организациями в Пенсионный Фонд РФ (ПФР) ежегодно не позднее 1 марта. В соответствии с последними законодательными изменениями в 2010 году сдача сведений о персонифицированном учете должна будет производиться каждые полгода, а начиная с 2011 года - и вовсе ежеквартально. Сведения о персонифицированном учете могут быть поданы как в бумажном, так и электронном виде. О том, каким образом осуществляется ведение персонифицированного учета в программе "1С Зарплата и управление персоналом 8" (1С ЗУП8), пойдет речь в этой статье.

Отчетность в ПФР

В соответствии с действующим российским законодательством организации должны ежегодно подавать в ПФР сведения о страховом стаже и начисленных взносах по каждому работнику за предыдущий отчетный период (с 2010 года периодичность подачи сведений 2 раза в год, а начиная с 2011 году - 4 раза). Состав информации, предоставляемой в ПФР, регламентируются ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее Закона).

Кроме того, в соответствии со ст. 9 "Сведения о застрахованных лицах, предоставляемых страхователем" Закона, организация предоставляет в ПФР сведения о работниках в следующих случаях:

  • при начальной регистрации застрахованных лиц для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;
  • при приеме на работу граждан или при заключении с ними договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы, не имевших до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • при ликвидации, реорганизации юридического лица, прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, снятии с регистрационного учета в качестве страхователя - работодателя адвоката, нотариуса, занимающегося частной практикой;
  • при утрате работающим у него застрахованным лицом страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • при изменении сведений о работающих у него застрахованных лицах.

Состав предоставляемой информации о работниках регламентируется ст.6 "Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица" Закона. Передача сведений о застрахованных лицах осуществляется по специальным формам, утвержденных Постановлением Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 №192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению".

Ежегодно в ПФР предоставляются следующие отчетные формы:

  • Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц (форма СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2);
  • Опись передаваемых в ПФР документов (форма АДВ-6-1);
  • Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11);
  • Список застрахованных лиц (в произвольной форме).

В случаях, предусмотренных ст.9 Закона, в ПФР предоставляются следующие формы:

  • Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
  • Заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);
  • Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3).

Предоставление информации в ПФР о персонифицированном учете допускается как в бумажном, так и в электронном виде. При этом нужно иметь в виду, что для организация, число работников которых превышает 100 (а с 2011 года - 50 ) человек, предоставление данных в электронном виде является обязательным. Для подготовки данных для передачи в ПФР в электронном виде можно воспользоваться программным обеспечением, предоставляемым Пенсионным фондом, но удобнее использовать программный продукт, с помощью которого организация ведет кадровый учет и расчет заработной платы и налогов.

Ведение персонифицированного учета в "1С Зарплата и управление персоналом 8"

Для ведения персонифицированного учета в конфигурации 1С ЗУП8 предусмотрены следующие документы:

Анкета застрахованного лица. Документ (рис.1) предназначен для передачи в отделение ПФР данных форм АДВ-1 сотрудников организации, не имеющих страховых номеров ПФР.

 

Рисунок 1 Анкета застрахованного лица

Список сотрудников в документе может быть заполнен автоматически (по кнопке <Заполнить>) сотрудниками, не имеющими страховых номеров. Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-1 и опись документов по форме АДВ-6-1.

Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства. Документ (рис.2) предназначен для передачи в отделение ПФР форм АДВ-2 (в случае изменения анкетных данных, например, со сменой фамилии) или форм АДВ-3 (в случае потери сотрудником страхового свидетельства). Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-2 и АДВ-3, а также опись документов по форме АДВ-6-1.

 

Рисунок 2 Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства

Список сотрудников заполняется вручную, при этом в колонке "Дата получения свидетельства" указывается дата последнего по времени получения свидетельства этим сотрудником, если это произошло в нашей организации, в противном случае поле остается пустым. При помощи команды "Заполнить" заполняется информация на двух других закладках, при этом данные на закладке <Изменившиеся данные> заполняются только для тех сотрудников, для которых была указана дата получения свидетельства и в информационной базе присутствует передававшаяся ранее документами "Анкета застрахованного лица" или "Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства" информация на этих сотрудников.

Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4. Это документ (рис.3), соответствующий пачке документов, передаваемых в ПФР. Начиная с 2002 года, в отделения ПФР представляются:

  • форма СЗВ-4-1 - сведения о сотрудниках, у которых в течение отчетного года были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии (отражаются в таблице Стаж работы за отчетный период) либо при необходимости выделения отдельных периодов работы (периодов ухода за детьми, отпуска без сохранения содержания и т.д.);
  • форма СЗВ-4-2 - сведения о сотрудниках, не имеющих в течение отчетного года каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите Территориальные условия формы АДВ-6-1.

Документ обычно заполняется автоматически при формировании данных для передачи в ПФР по всем сотрудникам организации в документе "Передача СЗВ-4 в ПФР". Возможно также и ручное заполнение документа, например, в случае, когда учет в программе ведется не с начала отчетного периода, и соответственно в программе отсутствуют данные о страховом стаже и начисленных суммах страховых взносов.

 

Рисунок 3 Сведения о страховом стаже и взносах СЗВ-4

Внимание! Для редактирования данных о стаже и страховых взносах текущего сотрудника непосредственно из документа можно воспользоваться кнопкой "Редактировать СЗВ-4".

Передача СЗВ-4 в ПФР. Документ (рис.4) является аналогом ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11), которая представляется по итогам расчетного периода (года), а также в течение года вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений "назначение пенсии".

В табличной части "Пачки" указываются передаваемые в ПФР пачки документов СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, при этом в табличном поле "Состав пачки" отражаются сотрудники, включенные в активную пачку СЗВ-4. В табличной части <Расчеты с ПФР> отражаются все данные о расчетах с ПФР по всей организации, вне зависимости от того, по скольким сотрудникам подаются сведения СЗВ-4-1 (СЗВ-4-2), включая суммы начисленных и уплаченных за текущий расчетный период взносов, суммы задолженности на начало и конец расчетного периода в разрезе лет образования задолженности (переплаты).

Как правило, используется следующий порядок заполнения документа "Передача СЗВ-4 в ПФР":

  • пачки СЗВ-4 формируются по кнопке "Сформировать";
  • сформированные пачки проводятся по кнопке "Провести пачки";
  • заполняются расчеты с ПФР по кнопке "Заполнить". Сумма задолженности по расчетам с ПФР на начало и конец отчетного года, а также сумма уплаты страховых взносов корректируются вручную.

 

Рисунок 4 Передача СЗВ-4 в ПФР

Сведения о трудовом стаже застрахованного лица (СЗВ-К). Форма СЗВ-К (рис.5) содержит данные о периодах трудовой деятельности сотрудников до 01 января 2002 года. Документ позволяет вывести на печать форму СЗВ-К, а также опись документов по форме АДВ-6-1.

 

Рисунок 5 Сведения о трудовом стаже застрахованного лица до 01.01.2002 (СЗВ-К)

Внимание! Для редактирования данных о трудовой и иной общественно полезной деятельности до 01.01.2002 текущего сотрудника непосредственно из документа можно воспользоваться кнопкой "Редактировать СЗВ-К".

Передача заявлений ДСВ-1 в ПФР. Документ предназначен для формирования файлов с данными форм ДСВ-1 сотрудников организации, желающих уплачивать добровольные страховые взносы в ПФР. В соответствии с положениями Федерального закона от 30.08.2008 г. № 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" начиная с 1.10.2008 г. сотрудники могут через своего работодателя подавать заявления о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии.

Реестр застрахованных лиц форма ДСВ-3. Реестр застрахованных лиц составляется на каждое платежное поручение, которым перечисляются дополнительные взносы, удержанные из зарплаты сотрудников по их заявлениям, и/или взносы работодателя на накопительную часть трудовой пенсии своих сотрудников. Составленные реестры ежеквартально представляются в территориальные органы ПФР.

Внимание! Все вышеуказанные документы при проведении автоматически проверяются на корректность введенных данных, при этом соответствующие формы отчетности не могут быть выведены на печать, пока не будут устранены все ошибки в заполнении.

В каждом документе предусмотрена возможность формирования файла для передачи в ПФР. Для формирования файла данных для передачи в ПФР предназначена кнопка "Записать файл на диск". При нажатии на эту кнопку пользователю будет предложено указать каталог, в который будет записан файл. Имя файла формируется автоматически в соответствии с инструкцией по заполнению форм отчетности (Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 №192п).

Типовой алгоритм формирования отчетности в ПФР с помощью 1С ЗУП 8

В общем случае, может быть предложена следующая последовательность действий по формированию отчетности в ПФР с использованием программного продукта 1С: ЗУП8:

  1. Расчет данных за отчетный период (документы "Начисление заработной платы", "Расчет ЕСН" (с 2010 года "Начисление страховых взносов" и "Уплата страховых взносов"), документы, регистрирующие отклонения в работе "Начисления по больничному листу", "Отпуск по уходу за ребенком", "Невыходы в организациях" и т.п.).
  2. Подготовка сведений персонифицированного учета для передачи в ПФР (документ "Передача СЗВ-4 в ПФР", формирование пачек СЗВ-4 и их проведение, заполнение расчетов с ПФР).
  3. Проверка и корректировка недостоверных сведений (обработка Подготовка данных СЗВ-4, проверка в CheckXML). В качестве проверяемых значений обычно выступают:
    • Проверка заполнения страхового номера;
    • Проверка заполнения адреса для информирования физического лица;
    • Проверка заполнения адреса регистрации физического лица;
    • Проверка пола, даты и места рождения;
    • Проверка данных о стаже работы;
    • Соответствие начисленных взносов всего по организации сумме взносов по каждому физическому лицу.
  4. Печать отчетности и формирование данных в электронном виде в формате XML (документ "Передача СЗВ-4 в ПФР").


(Изменения в подготовке отчетности с 2010 г. опубликованы в статье "Отражение изменений 2010 года при подготовке данных персонифицированного учета в «1С: Зарплата и управление персоналом 8»")