Отражение изменений 2010 года при подготовке данных персонифицированного учета в «1С: Зарплата и управление персоналом 8

Отражение изменений 2010 года при подготовке данных персонифицированного учета в «1С: Зарплата и управление персоналом 8

Внимание, откроется в новом окне! Печать

В соответствии с последними изменениями законодательства, внесенными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ, с 2010 г. изменяются сроки предоставления страхователями индивидуальных сведений персонифицированного учета. Так теперь страхователи обязаны предоставлять сведения персонифицированного (индивидуального) учета до 1 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. При этом в 2010 г. в качестве переходного периода установлены иные сроки предоставления индивидуальных сведений - плательщики, производящие выплаты физическим лицам, обязаны предоставить в ПФР отчетность для персонифицированного учета в срок до 1 августа 2010 г. и 1 февраля 2011 г. Таким образом, в 2010 г. страхователи будут отчитываться два раза, а уже с 2011 – четыре раза (ежеквартально).
Кроме изменения сроков сдачи отчетности, преобразования затронули и формы отчетности по персонифицированному учету. По новым формам все организации будут впервые сдавать индивидуальные сведения за 1 полугодие 2010 года.
Далее в статье будут рассмотрены основные изменения в новых формах персонифицированной отчетности, и каким образом произошедшие изменения персонифицированного учета отражены в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» (далее 1С: ЗУП8).

Изменения форм отчетности персонифицированного учета с 2010 года

Начиная с отчетности за 1 полугодие 2010 года, по персонифицированному учету появились новые формы (см. табл.1). К моменту написания статьи новые формы еще не были официально опубликованы и находились на согласовании в Минздравсоцразвития. Отметим, что данные формы доступны на официальном сайте ПФР (pfrf.ru) и именно по этим формам реализовано формирование отчетности в экономических программных продуктах фирмы «1С».

Таблица 1. Формы отчетности персонифицированного учета (с 2010 года)

Наименование формы

Условное обозначение

В сравнении со «старыми» формами отчетности

1

Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица

СЗВ-6-1

В целом представляется собой аналог ранее применявшейся формы СЗВ-4-1

2

Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц

СЗВ-6-2

В целом представляется собой аналог ранее применявшейся формы СЗВ-4-2

3

Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР

АДВ-6-3

Является некоторым аналогом формы АДВ-6-1. Формируется только для пачек документов индивидуальных сведений СЗВ-6-1.

4

Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР

АДВ-6-2

Является некоторым аналогом формы АДВ-11, однако в отличие от АДВ-11 не содержит итоговых остатков по расчетам с ПФР. Содержит сведения в целом по страхователю и сопровождает пачки документов и реестров входящих сведений АДВ-6-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2.

Как видно из табл.1 на смену форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1, АДВ-11 пришли формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2 соответственно. Авторы статьи отмечают следующие основные изменения «по существу», которые произошли в новых формах:

  • Отражение в отчетах уплаченных взносов отдельно по каждому лицу

    Во всех формах требуется сообщать данные не только о начисленных, но и об уплаченных суммах взносов по каждому физическому лицу. В сведения за полугодие 2010 года войдут начисленные взносы за январь-июнь 2010 года. Что касается уплаченных взносов, то здесь идет речь о перечисленных в конкретном периоде суммах. Таким образом, страховые взносы за июнь 2010 года, которые организация заплатит в июле 2010 года, в сведения за 1 полугодие 2010 года не попадут (также как и излишне уплаченные или взысканные страховые взносы). Так как уплата взносов производится не по каждому физическому лицу, а сводно по всем сотрудникам организации, то необходимо организовать распределение платежей между сотрудниками организации. В программе 1С: ЗУП8) реализован механизм пропорционального распределения сумм между работниками, базой распределения является сумма начисленных по каждому работнику взносов. Данный алгоритм предложен ПФР и основан на Постановлении Правительства РФ от 12.06.2002 № 407, которое требует распределять суммы пропорционально.

    Внимание! При работе алгоритма пропорционального распределения могут возникать "ошибки" округления, в результате чего суммы уплаченных взносов, полученных суммированием по каждому работнику, могут расходиться с общей суммой перечисленных взносов.

  • Отражение сведений в разрезе категорий застрахованных лиц

    Во всех формах необходимо заполнять строку "Код категории застрахованного лица", который зависит от тарифа взносов (см. табл.2). Для организаций на общей системе налогообложения это по-прежнему будет "НР". Для тех, кто начисляет взносы по льготным тарифам, коды будут новые.

    Отметим, что в течение отчетного периода взносы по застрахованному лицу могут начисляться по различным тарифам. Например, для организации на общей системе налогообложения, переведенной на уплату ЕНВД по отдельным видам деятельности, страховые взносы будет начисляться: в отношении деятельности, облагаемой ЕНВД - по пониженным тарифам, а по необлагаемой ЕНВД деятельности - по обычным тарифам. Поэтому в общем случае категорий у застрахованного лица может быть несколько. Соответственно сведения о стаже и взносах необходимо будет формировать в разрезе категорий застрахованных лиц, и в итоге может получиться, что сведения об одном и том же застрахованном лице будут включены в несколько пачек документов СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 (в каждую пачку войдет только часть сведений, относящаяся к конкретной категории).

    Таблица 2. Категории застрахованных лиц

    Категория застрахованного лица

    Условное обозначение

    Описание

    Пониженный тариф страховых взносов

    Виды страховых тарифов в 1С

    НАЕМ/РАБОТНИК

    НР

    «Основная» категория. Указывается для всех категорий работников, на выплаты и иные вознаграждения которых начисляются страховые взносы

     

    Организации, применяющие ОСН кроме с/х производителей

    С/Х ТОВАРО-ПРОИЗВОДИТЕЛИ

    СХ

    Указывается для работников сельскохозяйственных товаропроизводителей.

    Пониженный тариф страх

    п.1 ч.2 ст.57 и п.1 ч.1 ст.58 и №212-ФЗ от 24.07.2009

    Организации с/х производители, применяющие ОСН

    ОСОБАЯ/ЗОНА/

    ОРГАНИЗЦИИ/

    ИНВАЛИДОВ

    ОЗОИ

    Указывается для работников:

    - организаций, имеющих статус резидента технико-внедренческой особой экономической зоны;

    - организаций инвалидов;

    - работников-инвалидов обычных организаций.

    п.2 ч.2 ст.57 и п.2,4 ч.1 ст.58 и №212-ФЗ от 24.07.2009

    - Организации инвалидов,

    - Резиденты технико-внедренческой особой экономической зоны

    ЕДИНЫЙ/С/Х/НАЛОГ

    ЕСХН

    Указывается для работников организаций и ИП, применяющих единый сельскохозяйственный налог

    п.3 ч.2 ст.57 и п.3 ч.1 ст.58 и №212-ФЗ от 24.07.2009

    Организации-с/х производители, уплачивающие ЕСХН

    УПРОЩЕН/

    СИСТЕМА/

    ЕДИНЫЙ/

    НАЛОГ

    УСЕН

    Указывается для работников организаций и ИП:

    - применяющие упрощенную систему налогообложения;

    - уплачивающие единый налог на вмененный доход для отдельных видов деятельности

    п.2 ч.2 ст.57 №212-ФЗ от 24.07.2009

    - Организации, применяющие УСН;

    - Организации, уплачивающие ЕНВД

  • Отражение периодов временной нетрудоспособности и отпусков

    В новых формах отчетности следует явно выделять периоды временной нетрудоспособности работников и отпуска без сохранения заработной платы, аналогично тому, как выделялись периоды отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком. В 1С ЗУП8 в классификатор "Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения" добавлены соответствующие коды (см. табл.3). Обращаем внимание, что ранее в формах СЗВ-4 указывалось только суммарное число дней временной нетрудоспособности и отпусков без сохранения заработной платы каждого сотрудника, и если раньше по таким сотрудникам можно было отчитаться по форме СЗВ-4-2, то с 2010 года сведения на таких сотрудников должны подаваться только по форме СЗВ-6-1.

    Таблица 3. Изменения в исчисляемом трудовом стаже

    Код

    Описание

    Ссылка на нормативный документ

    АДМИНИСТР

    Отпуск без сохранения содержания

    Ст. 76 КЗоТ РФ «Отпуск без сохранения заработной платы»

    Ст. 128 ТК РФ «Отпуск без сохранения заработной платы»

    ВРНЕТРУД

    Период временной нетрудоспособности

    Пп. 2 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ “О трудовых пенсиях в Российской Федерации” “Иные периоды, засчитываемые в страховой стаж”

  • Отражение сведений для работников, выполняющих работы в особых территориальных условиях

    В новых формах отражены изменения для работников организаций, выполняющих работы в особых территориальных условиях:

    • Сведения о таких работниках всегда должны подаваться по форме СЗВ-6-1 (ранее их можно было подавать по форме СЗВ-4-2);
    • Для таких работников требуется указывать дополнительные сведения:
      • Указывается фактически отработанное работником время в месяцах и днях (в случае, когда работник выполняет работы в режиме неполной рабочей недели);
      • Указывается доля занимаемой работником ставки (в случае, когда работник выполняет работы в режиме неполного рабочего дня).

Изменения в подготовке данных персонифицированного учета в программе "1С: Зарплата и управление персоналом 8"

Поддержка сведений персонифицированного учета по новым формам реализована для типовой конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом 8" начиная с версии 2.5.25.

Новые формы отчетных сведений индивидуального (персонифицированного) учета разработаны на базе старых документов:

  1. Документ "Передача СЗВ-4 в ПФР" переименован в "Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11)" (рис.1). С помощью данного документа могут быть автоматически сформированы отчетные сведения персонифицированного учета, которые далее могут быть проверены с помощью "CheckXML" и выведены на печать и/или записаны на диск для сдачи отчетности в электронном виде. Данный документ позволяет формировать сведения по старым и новым формам, это зависит от периода, за который формируются сведения.

    Кнопка "Сформировать сведения за отчетный период" позволяет автоматически сформировать сведения о стаже всех сотрудников организации, создать необходимые пачки сведений (разделяя сотрудников по пачкам в зависимости от категорий застрахованного лица и стажа работы) и занести их в табличное поле формы документа.

    Кнопка "Заполнить - Суммы взносов" позволяет при необходимости автоматически перезаполнить суммы начисленных и уплаченных взносов по данным информационной базы.

    По кнопке "Печать" все необходимые печатные формы отчетности будут выведены на экран и доступны для вывода на печатающее устройство.

  2. Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11)

    Рисунок 1 Документ "Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11)

  3. Документ "Сведения о страховом стаже и взносах СЗВ-4" изменил наименование на "Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)" (рис.2).

    Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)

    Рисунок 2 Документ "Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)"

    Данный документ может быть сформирован как автоматически, например, при помощи предыдущего документа "Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)", так и вручную. Отметим, что при ручном создании документа разнесение данных по категориям застрахованных лиц, страховом стаже и начисленным и уплаченным суммам пользователю придется разносить и контролировать самостоятельно.

    Для ручного редактирования данных о стаже, также как и в предыдущей версии, в документе можно воспользоваться кнопкой , которая вызывает специальную обработку "Ввод данных СЗВ" (рис.3).

    Ввод данных СЗВ

    Рисунок 3 Обработка "Ввод данных СЗВ"

    Ручное редактирование автоматически сформированных данных о стаже физических лиц может понадобиться, например, в следующих случаях:

    • Если застрахованное лицо по роду работы имеет различные условия труда, причем невозможно выделить календарный период работы в особых или вредных условиях труда;
    • Если менялись условия труда и изменения не были оформлены соответствующими документами;
    • Если законодательство предусматривает льготный порядок исчисления стажа в соответствии с помесячным учетом фактически отработанного времени (например, для водолазов), а также в условиях повышенного атмосферного давления, данное время указывается с помесячной разбивкой.

Стандартная последовательность по автоматическому заполнению данных персонифицированного учета в программе

В общем случае, может быть предложена следующая последовательность действий по формированию отчетности в ПФР с использованием программного продукта 1С: ЗУП8:

  1. Расчет страховых выплат и документов, регистрирующих страховой стаж, за отчетный период (документы "Начисление заработной платы", "Начисление страховых взносов", "Уплата страховых взносов", документы, регистрирующие отклонения в работе "Начисления по больничному листу", "Отпуск по уходу за ребенком", "Невыходы в организациях" и т.п.).
  2. Подготовка сведений персонифицированного учета для передачи в ПФР (документ " Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11)", формирование пачек СЗВ-6 и их проведение).
  3. Проверка и корректировка недостоверных сведений (обработка Подготовка данных ПФР, проверка в CheckXML). В качестве проверяемых значений обычно выступают:
    • Проверка заполнения страхового номера;
    • Проверка заполнения адреса для информирования физического лица;
    • Проверка заполнения адреса регистрации физического лица;
    • Проверка пола, даты и места рождения физического лица;
    • Проверка данных о стаже работы;
    • Соответствие начисленных и уплаченных взносов всего по организации сумме взносов по каждому физическому лицу.

    При необходимости корректировки данных о страховых взносах и страховом стаже вносятся исправления либо в документы по расчету заработной платы, начислению и уплате страховых взносов и кадровых отклонениях (более предпочтительный вариант), либо напрямую в документы по сведениям о страховых взносах (при невозможности добиться автоматического правильного отражения данных о страховом стаже и взносах).

  4. Печать отчетности и/или формирование данных в электронном виде в формате XML (документ " Опись сведений АДВ-6-2 (до 2010 года - Ведомость уплаты АДВ-11)").

Отдельные ошибки при формировании данных персонифицированного учета

Авторы отмечают следующие распространенные ошибки, встречающиеся при формировании данных персонифицированного учета:

  • Неполные сведения о физических лицах. Для сотрудников организации в справочнике "Физические лица" обязательно должны быть заполнены (ФИО, номер страхового свидетельства ПФР, данные документа, удостоверяющего личность, адрес для информирования физ.лица (адрес обязательно должен быть указан с использованием адресного классификатора)).
  • Неверно произведена нас тройка видов расчетов. Должна быть обеспечена корректная настройка видов расчетов из плана видов расчетов "Основные начисления организаций". Так для видов расчета, должен быть указан соответствующий показатель "Вид стажа для целей персонифицированного учета ПФР", например, для видов расчетов, регистрирующих особые периоды стажа, должно быть указано:
    • для временной нетрудоспособности - значение Временная нетрудоспособность;
    • для отпусков без сохранения зарплаты - значение Отпуск без сохранения зарплаты;
    • для отпусков по беременности и родам - значение Декрет;
    • для отпусков по уходу за ребенком до 1.5 лет - значение Дети.
  • Сведения о периодах работы. Для корректного формирования данных о стаже в программе должны быть отражены все необходимые кадровые документы.
  • Не отражены сведения о начисленных и/или уплаченных взносах. Для корректного формирования данных персонифицированного учета в программе должны быть отражены сведения о начислении и уплате страховых взносов (должны быть рассчитаны и проведены документы "Начисление страховых взносов" и "Расчеты страховых взносов" соответственно).

Спорные вопросы при формировании данных персонифицированного учета

Также авторы выделяют отдельные ситуации, по которым могут возникнуть разногласия при сдаче отчетности в ПФР:

  • Отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет не отражается в формах СЗВ-6.
    Ситуация связана с тем, что в программе 1С в формах СЗВ-6 автоматически не отражается отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет.
    По разъяснениям разработчика (фирмы 1С) период нахождения застрахованного лица в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет (от 1,5 до 3) не является страховым стажем, т.к. не предусмотрен Федеральным законом "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" от 17.12.2001г. №173-ФЗ и соответственно не отражается в индивидуальных сведениях.
    В то же самое время в отдельных отделениях пенсионного фонда требуют, что на сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3х лет необходимо подавать сведения с признаком "ДЕТИ", вне зависимости от того, были ли по ним начисления или нет.
  • Не совпадение значений Начислено и Уплачено страховых взносов.
    На текущий момент отсутствуют разъяснения о порядке заполнения поля "Уплачено страховых взносов", например, для уволенных сотрудников.
    В системе 1С реализован алгоритм пропорционального распределения уплаченных сумм, в результате которого, в общем случае, сумма начисленных и уплаченных страховых взносов не совпадают, в том числе по уволенным сотрудникам. Данный алгоритм предложен ПФРом (и даже опубликован в "памятках страхователю") и основывается на Постановлении Правительства РФ от 12.06.2002 № 407).
  • Не совпадение суммы страховых взносов в форме РСВ-1 с данными персонифицированного учета.
    Возможна ситуация, когда сумма страховых взносов в форме РСВ-1 не совпадает с суммой начисленных взносов, например, в связи с пересчетами по уволенным в 2009 году сотрудникам, по которым имеются начисления, но отсутствует трудовой стаж.

По мнению авторов статьи, все спорные вопросы следует уточнять в конкретном территориальном управлении пенсионного фонда (в котором предприятие стоит на учете) и производить заполнение персонифицированных данных согласно полученным разъяснениям. Для отражения подобных ситуаций в программе 1С имеется возможность ручной корректировки данных персонифицированного учета.